Kuka omistaa tiedon? Näin taloyhtiö pitää tiedon elinkaaren ja riskit omissa käsissään

Taloyhtiön toiminnan sujuvuuden ja tulevaisuuden kannalta tärkeä kysymys liittyy tiedon omistajuuteen. Kuka oikeasti hallitsee taloyhtiön asiakirjoja, rakennuspiirustuksia, sopimuksia ja kunnossapitoon liittyvää dataa? Vastaus tähän kysymykseen määrittää, kuinka haastavaa on esimerkiksi vaihtaa isännöitsijää tai tehdä kestäviä korjauspäätöksiä.

Perinteisesti taloyhtiön kriittinen tieto on saattanut sijaita hajallaan tai olla tiukasti sidottu isännöintiyrityksen omiin järjestelmiin.

– Kun isännöitsijä vaihtuu, tiedon siirrosta tulee helposti kallis, aikaa vievä ja riskialtis projekti. SokoPro Kiinteistöpankki ratkaisee tämän ongelman, kertoo SokoPron Senior Account Executive Ilona Huuhtanen.

Täysi kontrolli tiedosta on taloyhtiölle kriittistä kolmesta syystä:

Isännöitsijän vaihtaminen: Mikäli tieto sijaitsee vain entisen isännöitsijän järjestelmissä, taloyhtiöllä voi olla ongelmia saada se käyttöönsä. Taloyhtiön oma Kiinteistöpankki mahdollistaa kitkattoman ja nopean vaihdoksen ilman, että uusi isännöitsijä joutuu aloittamaan tyhjästä.

Tietoturva ja riskienhallinta: Taloyhtiön asiakirjat sisältävät arkaluontoista tietoa osakkaista ja kiinteistöstä. Kun taloyhtiö hallitsee itse tietoja omassa järjestelmässään, se parantaa tietoturvaa. Vain valtuutetut käyttäjät pääsevät tietoon käsiksi riippumatta siitä, kuka kulloinkin toimii isännöitsijänä.

Elinkaarihallinta: Kaikki tehdyt korjauspäätökset, putkiremontin piirustukset ja kuntotutkimukset ovat arvokasta tietoa tulevaisuuden hallituksille. Kun tiedot on tallennettu keskitetysti, tulevat päätökset perustuvat aina kattavaan ja luotettavaan historiaan.

SokoPro Kiinteistöpankki siirtää omistajuuden takaisin taloyhtiölle

Yksi SokoPro Kiinteistöpankin olennaisista ominaisuuksista on, että se ratkaisee kysymyksen tiedon omistajuudesta. Se selkeyttää roolijakoa ja tarjoaa taloyhtiölle keskitetyn, turvallisen alustan, jossa taloyhtiö itse on tiedon omistaja ja pääkäyttäjä.

Taloyhtiö on omistaja: Taloyhtiön hallitus määrittää Kiinteistöpankin rakenteen ja pääsee siihen aina suoraan käsiksi.

Isännöitsijä on valtuutettu käyttäjä: Isännöintiyritys toimii Kiinteistöpankissa taloyhtiön valtuuttamana, ulkoistettuna käyttäjänä. He saavat käyttöoikeudet hoitaakseen tehtäviään (esim. dokumenttien lataaminen ja jakaminen), mutta he eivät koskaan omista järjestelmässä olevaa tietoa.

Kaikki tieto turvassa: Kaikki sopimukset, piirustukset ja dokumentit ovat yhdessä paikassa, mikä eliminoi riskejä, joita syntyy jos tieto liikkuu sähköposteissa tai muistitikuilla.

– Selkeä roolijako takaa, että jos isännöitsijä vaihtuu, tiedon siirtoa ei tarvita. Riittää, että edellisen isännöintiyrityksen käyttöoikeudet poistetaan ja uudelle yritykselle luodaan uudet oikeudet, summaa Huuhtanen.