Ahvenanmaan kiinteistövirasto digitalisoi projektinhallintansa SokoPron avulla

Maakunnan kiinteistövirasto hallinnoi lähes 400 rakennusta ja laitosta sekä laajoja maa- ja vesialueita Ahvenanmaalla. Virasto tarvitsi paremman yleiskuvan ja turvallisemman asiakirjahallinnan, joten se päätti ottaa käyttöön ammattimaisen projektitietokannan. Tähän tarkoitukseen valittiin SokoPro, joka on sittemmin tehostanut yhteistyötä, vähentänyt virheitä ja parantanut selvästi laatua koko organisaatiossa.

Kiinteistöviraston arkkitehti Daniel Andersson kertoo, että järjestelmällisyyden tarve kävi selväksi, kun projektit muuttuivat yhä monimutkaisemmiksi ja tiedostojen, versioiden ja vastuuhenkilöiden seuraamisesta tuli haasteellista.

– Kun samaan projektiin osallistuu useita toimijoita, on oltava selvää, mitä tietoja sovelletaan. Vanhan piirustuksen käyttäminen vahingossa voi johtaa virheisiin, sanoo Andersson.

Hajallaan olevista asiakirjoista jäsenneltyyn projektinhallintaan

Ennen SokoPron käyttöönottoa kiinteistövirastolla ei ollut yhtenäistä järjestelmää projektitietojen hallintaan. Piirustuksia ja tiedostoja jaettiin eri tavoin, jolloin oli riskinä, että käytettiin vääriä versioita tai että tärkeä tieto ei mennyt oikealle henkilölle. SokoPron avulla kiinteistövirasto sai keskitetyn alustan, jossa on helppo valvoa käyttöoikeuksia ja varmistaa, että kaikilla on käytössään aina kunkin asiakirjan viimeisin versio.

Erityisesti monimutkaisissa rakennusprojekteissa, joissa on mukana monia ulkopuolisia toimijoita, on ratkaisevan tärkeää, että kaikki asiakirjat voidaan koota yhteen paikkaan.

– SokoPro on meille laadunvarmistustyökalu. Tiedämme, että oikea henkilö saa oikeat tiedot, mikä säästää aikaa ja minimoi virheet. Lisäksi SokoPron avulla voimme toimia ammattimaisesti muita projekteissa mukana olevia kohtaan, kertoo Andersson.

Helppokäyttöisyys jäsennellyn projektinhallinnan perustana

Kun kiinteistövirasto valitsi SokoPron, kriteereissä ei painanut pelkästään toiminnallisuus, vaan ratkaisevassa roolissa oli myös käyttöliittymän helppokäyttöisyys. Koska kaikki eivät välttämättä tunne teknisiä järjestelmiä, tiimille oli tärkeää löytää työkalu, jonka kollegat, projektipäälliköt ja ulkoiset toimijat voisivat ottaa käyttöön ilman pitkää oppimiskäyrää.

Merkittävä etu on ollut se, että järjestelmä toimii yhtä hyvin toimistossa ja työmaalla niin tietokoneella, tabletilla kuin puhelimellakin. Tämä merkitsee, että piirustukset ja muut projektitiedot ovat aina saatavilla, missä tahansa käyttäjä onkin. Aiemmin tarvittiin paperikopioita tai pääsy sisäisille palvelimille. Nyt kertakirjautuminen riittää.

– SokoPron voi sanoa olevan tarkoitusta varten rakennettu. Se on turvallinen, kätevä ja toimii sekä puhelimessa että toimistossa, sanoo Andersson.

Samalla SokoPro-tiimin tarjoama palvelu on ollut tärkeä osa kokonaiskokemusta.

– Ammattitaitoisia, ystävällisiä ja ratkaisukeskeisiä, Andersson kuvailee yhteydenpitoa asiakastiimiin.

Kehittyvää yhteistyötä

Yhteistyö on laajentunut sen jälkeen, kun se aloitettiin vuonna 2023. Kiinteistövirasto on alkanut käyttää SokoProta useammissa projekteissa. Nyt virastossa pohditaan mahdollisuutta laajentaa järjestelmän käyttöä pienempiin rakennus- ja kunnossapitohankkeisiin, jotka aiemmin hoidettiin sähköpostin ja hajallaan olevien asiakirjojen avulla. Tavoitteena on luoda yhtenäinen työmenetelmä projektin koosta riippumatta.

– Yhteistyö on ollut saumatonta alusta alkaen. Tunnemme, että meitä kuunnellaan ja saamme aina nopeasti vastauksia, kiittelee Andersson.

SokoProlle yhteistyö Ahvenanmaan kiinteistöviraston kanssa on myös ollut arvokas kumppanuus.

– Ahvenanmaan tiimi on osoittanut, miten digitaalinen työkalu voidaan integroida saumattomasti organisaatioon, joka vastaa kaikesta sairaaloista ja kouluista kulttuuriperintöön, luonnonsuojelualueisiin ja infrastruktuuriprojekteihin, sanoo SokoPron Account Executive Ilona Huuhtanen.