Taloyhtiön tiedonhallinta omissa näpeissä – SokoPro Kiinteistöpankki tuo läpinäkyvyyttä remontteihin

Tuntuuko sinusta usein taloyhtiön hallituslaisena tai osakkaana, että et tiedä tarpeeksi oman taloyhtiösi asioista tai tietoja on vaikea löytää? Tiedonhallinta on kiinteistöalalla, kuten kaikilla aloilla, kriittisen tärkeää, mutta usein se jää pimentoon ja hajalleen eri toimijoiden kesken.

On perustavanlaatuinen, mutta usein unohdettu totuus: taloyhtiö omistaa kiinteistönsä tiedot, ei isännöitsijä.

– On ensiarvoisen tärkeää muistaa, sillä kiinteistösi elinkaaren kaikki tieto – suunnittelusta ylläpitoon – tulisi olla yhdessä paikassa, taloyhtiön itsensä hallittavissa. SokoPron Kiinteistöpankki on suunniteltu juuri tähän tarkoitukseen, sillä se tarjoaa keskitetyn ratkaisun, joka helpottaa tiedonhallintaa ja lisää samalla läpinäkyvyyttä ja luottamusta kaikkien sidosryhmien välillä, kertoo SokoPron Senior Account Executive Ilona Huuhtanen.

Mutta miksi tämä tiedon omistajuus on niin kriittistä asunto-osakeyhtiölle?

1. – Täysi kontrolli: Asunto-osakeyhtiöllä tulee olla täysi kontrolli omiin tietoihinsa. Tämä varmistaa, että yhtiö voi käyttää tietoja parhaaksi katsomallaan tavalla ja vaihtaa tarvittaessa isännöinnin palveluntarjoajaa ilman pelkoa tietojen menetyksestä.
2. – Hyöty päätöksenteossa: Omistamalla kiinteistöön liittyvät tiedot taloyhtiö varmistaa, että ne ovat saatavilla tulevaisuuden päätöksenteossa. Tämä on tärkeää esimerkiksi tulevien remonttien suunnittelussa tai jopa huoneiston arvon määrittelyssä.
3. – Tietoturva ja yksityisyys: Kun taloyhtiö hallitsee itse tietojaan, se voi paremmin varmistaa niiden tietoturvan ja yksityisyyden. Tämä on erityisen tärkeää esimerkiksi asukkaiden henkilötietojen kohdalla.
4. – Joustavuus ja kehitys: Omien tietojen omistaminen mahdollistaa joustavan käytön ja uusien digitaalisten ratkaisujen hyödyntämisen. Yhtiö voi itse päättää, mitä järjestelmiä ja palveluita se käyttää, ja kehittää toimintaansa tarpeidensa mukaan.
5. – Kustannussäästöt: Kun taloyhtiö hallitsee omia tietojaan, se ei ole sidottu tiettyjen palveluntarjoajien järjestelmiin tai tiedonsiirtomaksuihin. Tämä voi tuoda merkittäviä säästöjä pitkällä aikavälillä.

Neljä syytä valita SokoPro Kiinteistöpankki

Kiinteistöpankki ei ole vain tietojen säilytyspaikka, vaan se on kattava työkalu, joka tuo konkreettisia hyötyjä taloyhtiön arkeen:

1. 1. Tiedon elinkaaren hallinta: Kiinteistöpankki mahdollistaa tietojen tehokkaan hallinnan koko niiden elinkaaren ajan. Kaikki kiinteistöön liittyvä tieto on jäsennelty ja helposti saatavilla aina suunnitteluvaiheesta ylläpitoon ja mahdollisiin tuleviin remontteihin.
   2. Ammattimainen projektinhallinta: Kaikenkokoisten remonttien ja huoltojen tiedonhallinta hoituu Kiinteistöpankin avulla ammattimaisesti. Niiden suunnittelu- ja toteutusvaiheet arkistoidaan asianmukaisesti, mikä varmistaa läpinäkyvyyden ja jäljitettävyyden jokaisessa vaiheessa.
2. 3. Läpinäkyvät kilpailutukset: Kiinteistöpankin SokoBid-lisätyökalu varmistaa kilpailutusten läpinäkyvyyden ja arkistoi kilpailutusmateriaalit automaattisesti. Tämä tehostaa hankintaprosesseja ja auttaa löytämään taloyhtiölle parhaat ratkaisut.
   4. Selkeä roolijako isännöinnissä: Kiinteistöpankki selkeyttää isännöinnin roolia. Isännöitsijä toimii yhtiön valtuuttamana työkalun käyttäjänä ja huolehtii, että asiakirjat on ammattimaisesti tallennettu Kiinteistöpankkiin. Tämä edistää yhteistyötä ja varmistaa, että tiedot ovat aina ajan tasalla.

Kiinteistön koko elinkaaren hallinta yhdessä paikassa

Kiinteistöpankin avulla voit luoda projektin jokaiselle remontille, kiinteistölle tai huoneistolle yhdellä ja samalla alustalla.

– Tämä keskitetty lähestymistapa poistaa tiedon siiloutumisen ja varmistaa, että kaikki tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla. Hinnoittelu perustuu huoneistojen määrään ja mahdollisiin ohjelmiston lisäosiin, mikä tekee ratkaisusta skaalautuvan ja kustannustehokkaan, kuvailee Ilona Huuhtanen.