Taloyhtiöiden toiminnassa tietosuojaan liittyvät kysymykset ovat erityisen ajankohtaisia, kun uutta EU:n tietosuoja-asetusta ryhdytään soveltamaan 25.5.2018 alkaen. Samalla myös uusi tietotietosuojalaki tulee voimaan. Tietosuojalailla täydennetään ja täsmennettään EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. EU:n tietosuoja-asetus koskee lähtökohtaisesti kaikkea henkilötietojen käsittelyä. Suomessa tietosuoja-asetus on suoraan sovellettavaa lainsäädäntöä, ja taloyhtiöt kuuluvat asetuksen soveltamisalan piiriin henkilötietoja käsitellessään.
Henkilötietojen käsittely on taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden normaalia toimintaa. Lakisääteisen osakeluettelon lisäksi taloyhtiöt usein ylläpitävät mm. asukasluetteloa. Taloyhtiön hallitus ja isännöitsijä vastaavat siitä, että asukkaiden sekä osakkaiden henkilötietojen käsittely on järjestetty asianmukaisesti. Taloyhtiön on hyvä harkita, mitä henkilötietoja ja mihin tarkoitukseen se tarvitsee.
Taloyhtiön on mm. tunnistettava, mitä henkilötietoja se toiminnassaan käsittelee sekä varmistettava, että käsittely täyttää lainsäädännön asettamat vaatimukset. Hallituksen jäsenten sekä isännöitsijän on syytä perehtyä uusiin velvoitteisiin.
Jäsentaloyhtiölle tarjolla on lisätietoa ja dokumenttimalleja jäsensivuilla.
Taloyhtiön on oltava tarkkana asukasluetteloiden ja henkilörekisterien kanssa. Tietoa ei kannata kerätä tarpeettomasti eikä sitä saa jakaa ulkopuolisille. Viranomaisille tietoja saa luovuttaa viranomaistehtävien suorittamiseksi.
Viime vuonna voimaan tullut kylmäaineasetus koskettaa eniten valmistajia. Myös taloyhtiöiden tulee kuitenkin tietää, millaisia lämpöpumppuja niillä on käytössä ja mitä kylmäaineita niissä on. Nykyisiä laitteita saa käyttää ja huoltaa niiden elinkaaren loppuun saakka.
Taloyhtiön tietoverkkoja vastaan voidaan yrittää hyökätä, minkä vuoksi laitteet on hyvä suojata. Digiturvallisuudesta ovat vastuussa niin teleoperaattori, isännöitsijä, huoltoyhtiö, taloyhtiön hallitus kuin osakkaatkin. Rakennusteollisuus RT:n digitaalisen turvallisuuden asianhoitaja Ari Järvinen suosittelee tekemään taloyhtiölle digiturvallisuusohjeet.
Kiinteistön talotekniikan järjestelmät ja automatiikan säädöt on hyvä laittaa ajoissa kuntoon lämmityskauden varalle. Kulutuksen seuranta on tärkeää paitsi energian ja kustannusten säästön myös järjestelmien vikaantumisen havaitsemisen vuoksi.
Haluatko kommentoida artikkelia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään