Kiinteistöliitto Varsinais-Suomen tärpit taloyhtiön talouden seurantaan

Taloyhtiössä on tärkeää, että hallitus on tehtäviensä tasalla ja seuraa riittävällä tarkkuudella esimerkiksi talousarvion toteutumista. Hallituksen ja isännöitsijän työnjako, avoimuus ja siitä syntyvä luottamus ovat avaimet hyvään johtamiseen. Kiinteistöliitto Varsinais-Suomi keräsi taloyhtiöille tärpit talouden seurantaan ja hyvästä hallinnosta huolehtimiseen.

1. Työnjako selväksi. Sopikaa heti hallituskauden alussa selvät pelisäännöt siitä, mitkä tehtävät kuuluvat hallitukselle ja mitkä isännöitsijälle. Sopikaa myös aikataulusta, jonka puitteissa asiat tapahtuvat.
2. Sopimukset haltuun. Käykää vuosittain läpi eri sopimusten sisällöt, mukaan lukien isännöinnistä tehty sopimus.
3. Vakuutukset kuntoon. Käykää läpi taloyhtiön vakuutukset, mukaan lukien hallituksen ja isännöitsijän vastuuvakuutukset.
4. Periaatteena avoimuus. Hallinnon avoimuus tarkoittaa taloyhtiössä sitä, että puheenjohtaja tai hallituksen jäsen käy vähintään puolen vuoden välein isännöitsijän kanssa läpi kertyneet tositteet ja talousarvion toteutuman.
5. Harkintaa hankintoihin. Valmistelkaa taloyhtiön hankinnat huolella ja harkiten. Hallituksen on oltava selvillä esimerkiksi siitä, miltä kumppaneilta tarjouksia pyydetään.
6. Säännölliset kokousrutiinit. Sopikaa heti uuden hallituksen aloittaessa kokousaikatauluista eli siitä, kuinka usein kokoonnutaan, ja mitkä asiat ovat milloinkin käsittelyssä. Huomioikaa, että korjaushankkeen aikana on tarvetta tavallista tiiviimmälle kokousrytmille.
7. Tapauskohtaiset valtuutukset. Hallituksen on hyvä harkita, kuinka laajat hankinta- tai luottovaltuudet ovat kulloinkin tarpeen. Laajoissakaan korjaushankkeissa yli tuhannen euron valtuutus on harvoin tarpeen. Hallituksen kannattaa valtuuttaa isännöitsijä tai esimerkiksi korjaushankkeen valvoja hyväksymään tarkoituksenmukaiset äkilliset hankinnat- tai muutostyöt ilman hallituksen erillistä hyväksyntää.
8. Kertokaa muillekin. Hallituksen tehtävä on tehdä linjaukset taloyhtiön viestinnästä. Hyvä hallintotapa edellyttää, että myös hallituksen ulkopuoliset osakkaat saavat pitkin vuotta tietoa yhtiön taloudesta ja esimerkiksi korjaustarpeisiin liittyvästä tilanteesta.