Asunto-osakeyhtiön hallituksen tärkein tehtävä on hyvän ja osaavan isännöitsijän löytäminen. Vielä muutama vuosikymmen sitten monissa taloyhtiöissä joku aktiivinen asukasosakas hoiteli isännöitsijän hommia. Kuten talonmiehet, ovat osakasisännöitsijätkin käyneet Suomessa vähiin. Miten sitten löytää yhtiölle juuri se oikea isännöitsijä?
Kaikki lähtee huolellisesti ja tarkasti laaditusta tarjouspyynnöstä. Riittävän selkeät tiedot taloyhtiöstä ja sen taloudesta yhdessä yhtiöjärjestyksen kanssa kannattaa yhdessä viimeisen tilinpäätöksen kanssa liittää tarjouspyyntöasiakirjoihin. Tulevien tarjousten vertailua helpottaa huomattavasti, kun matkaan lähetetään myös selkeä isännöinnin tehtäväluettelo, johon tarjoajat merkitsevät, mitkä työt kuuluvat kuukausiveloitukseen tai ovat erillisveloitettavia.
Hallituksen on hyvä ennen tarjouspyyntöä keskustella tarkasti tulevan isännöinnin toimenkuvasta. Minkälaista osaamista ja roolia isännöitsijältä odotetaan? Halutaanko teknisiä palveluja tarjoavaa isännöintiä esimerkiksi tulossa oleviin korjaushankkeisiin? Kaivataanko ihmisläheistä ja asukkaita herkällä korvalla kärsivällisesti kuuntelevaa henkilöä? Tarvitaanko tiukkaa talousihmistä, joka pitää kulut tukevasti hallinnassa?
Isännöintitoimiston valintakriteereistä keskusteltaessa on hyvä miettiä perusteellisesti myös paikallisuuden merkitystä. Toivooko hallitus toimiston sijaitsevan kävelymatkan päässä yhtiöstä vai onko sijainti enää näin digiaikana niin oleellista? Kuka omistaa isännöinnin, valtakunnallinen ketju vai suositaanko paikallisuutta? Lisääntyneiden yrityskauppojen takia tuttu ja turvallinen nimikin on voinut päätyä uusille omistajille.
Tarjousten saavuttua on aika aloittaa niiden vertaileminen. Viimeistään tässä vaiheessa nousee esille myös usein kaiken muun alleen jyräävä seikka eli hinta. Jos joku tarjoaa samaa palvelua puolet halvemmalla kuin muut, niin on syytä olla erittäin tarkkana ja selvittää huolella syyt tällaiseen alennukseen.
Haastatteluun on hyvä kutsua kaksi tai kolme parhaiten asunto-osakeyhtiön tarpeisiin vastannutta ehdokasta. Paikalle otetaan yleensä isännöintitoimiston toimitusjohtaja ja esitetty henkilöisännöitsijä. Haastattelussa olisi hyvä olla paikalla koko taloyhtiön hallitus.
Valinnan tapahduttua alkaa uuden isännöitsijän perehdytys. Tästä erittäin tärkeästä tehtävästä vastaa yleensä yhtiön hallituksen puheenjohtaja.
Selkeältä kuulostaa vai mitä? Valitettavasti tilanne on kuitenkin huomattavasti hankalampi pienillä paikkakunnilla, joissa isännöintitoimistoja ei kasva kullankeltaisten viljapeltojen kyljessä tai synkkien metsien siimeksissä. Isoissakaan kaupungeissa ei kaikkein pienimmille asunto-osakeyhtiöille aina helposti löydy isännöintiä.
Haluatko kommentoida blogia? Luo tunnus ja kirjaudu sisään.
Luo tunnus Kirjaudu sisään