Hyvä hallitustyöskentely säästää kustannuksia

Onko taloyhtiössäsi keväinen jännitys hallituksen muodostamisesta? Nouseeko yhtiökokouksessa innokkaita käsiä hallitukseen vai syntyykö saliin syvä hiljaisuus? Löytyykö hallitukseen kiinnostuneita, motivoituneita, ehkä jopa osaamista omaavia jäseniä ja puheenjohtaja ruoriin? Entä jos ”pakkovalinnan’’ sijaan hallitustyöskentelyssä ja yhtiön hankkeissa olisi niin hyvä maine ja imu, että hallitukseen on tunkua? Entä jos suhtauduttaisiin hallitusammattilaisten käyttöön myönteisesti taloyhtiön kunnossapidon ja johtamisen kannalta? Entä jos hallitustyötä arvostettaisiin enemmän? 

Oman isännöinti- ja hallitusammattilaiskokemukseni mukaan taloyhtiöiden hallitustyöhön ja isännöintiin on joskus vaikea saada tai sitouttaa ihmisiä hoitamaan tärkeitä taloyhtiön asioita. Jos työstä ei saa korvausta, yhteistyö hallituksen ja isännöinnin kesken ei suju, hallitustyö vie liikaa aikaa tai se ei ole mielekästä, on helppo ilmoittaa irtisanoutumisesta ja siirtyä seuraaviin haasteisiin. Hyvä hallitustyöskentely tulee olla kilpailuvaltti taloyhtiön teknisten, taloudellisten ja hallinnollisten kustannusten optimoinnissa.  

Taloyhtiön hoitokustannukset ovat merkittävästi nousseet, joten kannattaa keskittyä suurimpiin kulueriin, joita ovat korjaukset, lämmitys, käyttö ja huolto sekä hallinto. Jos yhtiöllä ei ole voimassa olevaa kuntoarviota tai asiantuntijan laatimaa pts-suunnitelmaa, voidaan käyttää digitaalisia työkaluja. Nyt jos koskaan on tärkeää suunnitelmallinen hallitustyöskentely, hyvä yhteistyö ja osaamisen jakaminen hallituksen, isännöinnin ja yhteistyökumppaneiden kesken. Korjauksia tulee tehdä tasaisesti, myös energiaremontteja, sopimuksia kilpailuttaa säännöllisesti, hallintokuluja karsia esimerkiksi modernisoimalla yhtiöjärjestystä ja tiedottamalla sähköisiä kanavia käyttäen. 

Taloyhtiön asioiden tuloksellinen hoitaminen edellyttää hallituksen ja isännöitsijän hyvää yhteistyötä ja keskinäistä luottamusta. Taloyhtiön hyvä hallintotapa ohjeistaa hallitustyöhön useita suosituksia, joita noudattamalla varmistetaan taloyhtiön johtamisen onnistuminen ja hallitustyön jatkuvuus, tehokkuus ja tuloksellisuus.  

• Hallituksen jäsenten valinta valmistellaan ja rotaatio on jatkuvaa.  
• Hallituksen jäsenellä on tehtävän edellyttämä osaaminen ja kokemus. Uskalletaan valita tarvittaessa ulkopuolisia asiantuntijajäseniä. 
• Hallituksen uusi jäsen ja puheenjohtaja perehdytetään tehtävään. 
• Vanha hallitus siirtää tehtävien hoitamisen kannalta olennaiset tiedot uudelle hallitukselle. 
• Hallitus ja isännöitsijä sopivat toiminnan pelisäännöt ja viestintäkäytännöt. 
• Hallitus laatii työjärjestyksen ja kokoussuunnitelman, tehtäviä voidaan myös jakaa. 
• Hallitus ja isännöinti laativat vuosikellon, joka sisältää toiminnan ja viestinnän suunnitelman. 
• Hallitusten jäsenet saavat ajantasaiset tiedot olennaisista asioista. 
• Hallitus arvioi säännöllisesti toimintaansa ja työskentelytapoja. 
• Asioiden valmistelua voidaan tehostaa perustamalla hallituksen työryhmiä. 
• Hallituksen jäsenille ja puheenjohtajalle maksetaan riittävä ja kohtuullinen palkkio kokoustyöskentelystä ja osallistumisesta. 

Hallitustyössä pääsee sukeltamaan mielenkiintoisiin korjausprojekteihin ja hankkeisiin, tutustuu uusiin ihmisiin, oppii uusia asioita asumisesta ja pääsee vaikuttamaan taloyhtiöiden asioihin, jopa omaan talouteen. Hallituksen jäsenillä tulisi olla yhteinen suunta ja tavoite, taloyhtiön etu. Lean-filosofian mukaan vain yhteistyöllä voidaan menestyä! Lean-periaatteita – jatkuva parantaminen sekä ihmisten kunnioitus ja arvostus, myös yhteistyökumppaneiden – noudattamalla menestyy aina.