Kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään, osakkaalla on 10 vuotta aikaa hakea oman huoneistonsa rekisteröintiä. Rekisteröinti hoituu toistaiseksi paperisella hakemuksella tai asioimalla Maanmittauslaitoksen palvelupisteessä.
Maanmittauslaitos kannustaa asunto-osakeyhtiöitä siirtymään ajoissa sähköiseen huoneistotietojärjestelmään. Ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden on siirryttävä järjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Yhtiöistä on kuitenkin tähän mennessä siirtynyt vasta viisi prosenttia.
Maanmittauslaitos suosittelee asiakkaitaan asioimaan puhelimitse tai sähköisten asiointipalvelujen kautta, jos nämä ovat flunssaisia tai muuten sairaita. Suositus koskee myös henkilöitä, jotka ovat saapuneet maahan epidemia-alueelta viimeisen kahden viikon aikana. Maanmittauslaitoksella on käytössä laaja valikoima sähköisiä asiointipalveluja eri tarpeisiin, muun muassa osakehuoneistorekisteri taloyhtiöille ja osakkaille.
Maanmittauslaitoksen mukaan huoneistotietojärjestelmään oli 13.1.2020 mennessä siirtynyt 1 555 taloyhtiötä, joissa on yhteensä 25 994 huoneiston hallintaan oikeuttavaa osakeryhmää. Ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden osakeluetteloita oli järjestelmään siirretty 140. Paperisia osakekirjoja oli mitätöity vain 45 kappaletta.
Maanmittauslaitoksen sähköinen palvelu osakeluettelon siirtoon avataan huhtikuussa 2020. Palvelu on tarkoitettu ensisijaisesti taloyhtiöille, joilla ei ole käytössään isännöintipalvelua. Taloyhtiöillä on aikaa tehdä osakeluettelon siirto vuoden 2022 loppuun asti.
Huolimatta osakeluettelon siirtopalvelun viivästymisestä oli huoneistotietojärjestelmän piirissä marraskuun puolivälissä jo 1 252 taloyhtiötä, joissa on yhteensä 21 187 huoneistoa. Tiedot esitteli Kai Andersin Maanmittauslaitoksen digipäivässä 19.11.2019. Osakehuoneiston omistuksen rekisteröintejä oli huoneistotietojärjestelmään tehty 3 017.
Lainsäädäntö huoneistotietojärjestelmästä tuli voimaan 1.1.2019. Huoneistotietojärjestelmään kerätään vähitellen tiedot osakehuoneistoista, niiden omistuksista ja panttauksista. Käyttöönotto tuo muutoksia mm.
Eduskunta hyväksyi 10.12.2018 lain huoneistotietojärjestelmästä. Asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisen kiinteistöosakeyhtiöiden osakkeiden paperisista osakekirjoista luovutaan vaiheittain vuoden 2019 alusta. Ensi vuonna otetaan käyttöön sähköinen osakehuoneistorekisteri, jonne kerätään vähitellen kattavat tiedot asunto-osakkeiden omistuksista ja panttauksista.
Eduskunta sai viime viikolla käsiteltäväkseen 2,7 miljoonaa suomalaista koskettavan lakiesityksen. Osakehuoneistorekisterissä on kyse taloyhtiöillä itsellään olevien omistustietojen keräämisestä valtakunnalliseen, Maanmittauslaitoksen ylläpitämään rekisteriin. Tämä mahdollistaa paperisista osakekirjoista luopumisen.