Ennen kevään yhtiökokousta on tärkeää varmistaa, että osakkaan yhteystiedot ovat ajan tasalla. Tietojen päivittämiseen on erityisesti kiinnitettävä huomiota silloin, jos asunnon omistuksessa on tapahtunut muutoksia esimerkiksi osakkaan kuoleman tai asunnon myynnin takia.
Huoneiston perivän omaisen pitää ilmoittaa kuolinpesän edustajan yhteystiedot sähköiseen huoneistotietojärjestelmään, jotta vastikelaskut ja yhtiökokouskutsu löytävät perille, muistuttaa Maanmittauslaitos. Kuolinpesän edustajien yhteystiedot tulee ilmoittaa kaikille kuolleen henkilön nimissä oleville omistuksille.
Entistä useampi suomalainen asuu yksin ja saattaa menehtyä kotiinsa ilman, että omaiset tai naapurit huomaavat. Yksin asuvaa naapuria kannattaakin käydä välillä tervehtimässä. Jos kuolinpesä on riitaisa tai omaisia ei löydy, taloyhtiöllä voi olla edessään pitkä ja työläs prosessi.
Sukuselvitysten ruuhkautumisen taustalla on uudistus, jolla kirkonkirjojen pito keskitetään seurakunnista 15 aluekeskusrekisteriin. Jos vainaja kuului tai oli jossain vaiheessa elämäänsä kuulunut kirkkoon, pitää sukuselvitysmuotoisia virkatodistuksia tilata seurakuntien aluekeskusrekisteristä. Ennen uudistusta virkatodistukset piti tilata erikseen kaikilta niiltä paikkakunnilta, joihin vainaja oli ennen kuolemaansa kuulunut.