Yhtiökokouksen kutsu ja kokousasiakirjat

Asunto-osakeyhtiössä osakkeenomistajat käyttävät päätösvaltaansa yhtiökokouksessa. Jokaisessa yhtiössä tulee pitää ainakin yksi varsinainen yhtiökokous vuoden aikana, mutta myös ylimääräisiä yhtiökokouksia voidaan pitää tarpeen mukaan.

Yhtiökokouksen koolle kutsumisesta ja kokouskutsun sisällöstä päättää yhtiön hallitus. Mitä kokouskutsua laadittaessa tulisi huomioida ja mitä asiakirjoja osakkeenomistajan tulisi saada ennen kokousta nähtäväkseen?

Yhtiökokouksen kutsuaika ja kutsutapa

Kutsu yhtiökokoukseen tulee toimittaa kirjallisesti jokaiselle osakkeenomistajalle, jonka postiosoite on yhtiön tiedossa. Kutsu voidaan toimittaa osakkeenomistajalle myös sähköpostitse, jos hän on ilmoittanut sähköpostiosoitteensa yhtiölle nimenomaan kokouskutsun toimittamista varten. On kuitenkin muistettava, että jos yhtiöjärjestyksessä on tarkempia tai täydentäviä määräyksiä kutsun toimittamistavasta, myös näitä määräyksiä on noudatettava.

Kokouskutsu on toimitettava aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen yhtiökokousta. Yhtiöjärjestyksessä tätä aikaa voidaan vain pidentää lyhyemmän määräajan osalta tai lyhentää pidemmän määräajan osalta. Vanhoissa yhtiöjärjestyksissä on usein määräyksiä siitä, että minimiaika kokouskutsulle on yksi viikko, joten tätä määräystä ei tule noudattaa, vaan minimiaika katsotaan tällöinkin lain mukaan kahdeksi viikoksi.

Yhtiökokouskutsun sisältö

Yhtiökokouskutsussa on lain mukaan mainittava yhtiön nimi, koollekutsuja, kokousaika ja -paikka ja kokouksessa käsiteltävät asiat sekä, missä ja milloin kokousasiakirjat ovat osakkeenomistajien nähtävänä.

Pääsääntöisesti yhtiökokouksessa saadaan päättää vain asiasta, joka on riittävän selkeästi mainittu kokouskutsussa. Eräissä lain määräämissä tilanteissa voidaan kuitenkin päättää asiasta, josta ei ole mainintaa kokouskutsussa. Tällaisia ovat asiat, jotka on yhtiöjärjestyksen mukaan käsiteltävä kokouksessa, ja usein näiden osalta onkin kokouskutsussa vain viitattu yhtiöjärjestyksen määräykseen. Uuden lain myötä varsinaisessa yhtiökokouksessa on myös esitettävä hallituksen kirjallinen selvitys yhtiön kunnossapitotarpeesta viidelle vuodelle eteenpäin, sekä esitettävä selvitys yhtiössä suoritetuista huomattavista korjauksista, joten näistä on myös syytä olla maininta kokouskutsussa.

Jos yhtiökokouksessa on tarkoitus päättää yhtiöjärjestyksen muuttamisesta, on kutsussa mainittava myös yhtiöjärjestysmuutosehdotuksen pääasiallinen sisältö.

Kokousasiakirjat ja niiden nähtävänä pitäminen

Kokousasiakirjat eli hallituksen päätösehdotukset sekä viimeinen tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastuskertomus ja toiminnantarkastuskertomus on pidettävä osakkeenomistajien nähtävänä kokouskutsussa ilmoitetussa paikassa vähintään kahden viikon ajan ennen kokousta. Kunnossapitotarveselvitys ei ole tässä tarkoitettu kokousasiakirja. Säännöksen tarkoituksena on se, että osakkeenomistajat voivat hyvissä ajoin ennen kokousta saada riittävät tiedot käsiteltävistä asioista.

Pienissä yhtiöissä nämä asiakirjat saatetaan lähettää osakkeenomistajille jo kokouskutsun yhteydessä, mutta myös tällöin osakkeenomistajille tulee kuitenkin varata mahdollisuus tutustua niihin myös ilmoitetussa paikassa. Kokousasiakirjat on lisäksi pidettävä nähtävillä myös yhtiökokouksessa.

Säännöksen mukaan asiakirjat on viivytyksettä lähetettävä osakkeenomistajalle, joka niitä pyytää. Asiakirjojen lähettämisestä saa periä hallituksen vahvistaman kohtuullisen maksun, eli lähinnä kopioimisesta ja postittamisesta tulevat kulut.

10 kommenttia

  • Jokke Reply

    8.10.2018 at 20:01

    Tarkoittaako on kutsu on toimitettava kahta viikkoa ennen kokousta postitusta vai perille tuloa?

    • Piia Karppinen Reply

      12.4.2019 at 15:43

      Hei,
      Yhtiökokouskutsussa luki,että kutsuaineisto on nähtävissä isännöitsijän toimistossa,joka oli 7.11.Sen olisi pitänyt olla nähtävissä myös kokouksessa(joka kesti 3 min).En päässyt lukemaan näitä siellä,eikä niitä edes ole!
      Onko minulla nyt mahdollisuus käydä katsomassa ne toimistossa pyynnöstäni.Pitäisi olla myös postitettavissa osakkeen omistajille.
      Kyse siis kutsuaineistosta,johon ylim.kokous liittyy??

  • oili.niittyranta Reply

    7.2.2019 at 17:07

    Voiko yhtiökokouksen pitää päivällä vai onko lain mukaan oltava ilta-aikana.

    • Mervi Ala-Prinkkilä Reply

      8.2.2019 at 07:30

      Hei,
      laki ei määrää kellonaikaa, järkevintä on pitää kokous siihen aikaan, että osakkaat siihen pystyvät osallistumaan.

  • Jenppa Reply

    8.2.2019 at 10:38

    Hei. Milloin yhtiökokous pitää järjestää? Onko 6kk tilinpäätöksestä? ja onko se aikaisemmin ollut 3kk?

    • Mervi Ala-Prinkkilä Reply

      8.2.2019 at 10:44

      Hei,

      yhtiökokous pitää järjestää 6 kk:n kuluessa tilikauden päättymisestä. Eli jos tilikausi on päättynyt 31.12., pitää yhtiökokous pitää 30.6. mennessä.

  • Epätietoinen Reply

    10.3.2019 at 10:50

    Yhtiökokous on 13.3., kutsu tul8mpostitse 4.3., eli 8 pv ennen . Kutsu on pöivätty 27.2.2019.

    Onko oikein, että osakkaalle jää vain 8 pv aikaa reagoida, avi pitöisikö kutsun olla luettavissa 27.2., sen kaksi vk aikaisemmin. Talolaisten sivuille kutsu oli laitettu vasta 6.3.

    • Wilma V. Reply

      14.8.2019 at 16:21

      Kokouskutsu pitää lähettää kaksi viikkoa ennen kokousta. Edellisen asunto-osakeyhtiölain aikaan kutsu piti lähettää viikkoa ennen ja silloin joillekin osakkaille tuli kutsu niin myöhään, että saattoi aiheuttaa ongelmia.

  • Epätietoinen Mia Hartman Reply

    10.3.2019 at 11:00

    Meillä maksetaan hallitukselle vuosikorvaus, ei joka kokouksesta erikseen. Toimintakertomuksessa tai missään ei kerroa, ovatko kaikki osallistuneet kokouksiin, ei kokouksien lukumäärää jne, ei enää erikseen myöskään palkkiosummaa. Näkyy tietenkin tuloslaskelmassa. Isännöitsijä sanoi viime kokouksessa että palkkio jaetaan kokousten määrällä ja maksetaan osallistumisen mukaan, uusi isännöitsijä, tähän saakka on maksettu jopa toiminnantarkastajalle jäsenen palkkio, koska pj sanoo että istuu kokouksissa tarkkailemassa hallituksen toimintaa. Minä käsitän toiminnantarkastaja tehtävän toisin. Yhtiökokouksessa ei erikseen sovita onko palkkio siitä että on halltiuksen jäsenyydestä vai kokouksiin osallistumisesta. Kannattaa vaatia tarkennusta ja pitäisikö nämä tiedot selvitä myös toimintakertomuksessa. Nyt olisi vähän kiire kun kokous on jo keskiviikkona, olen itse matkoilla, mutta pitöisi ohjeistaa valtuuttamaani henkilöä.

  • Liisa Kuparinen Reply

    30.9.2019 at 18:55

    Hei, meillä on 10 asunnon rivitaloyhtiö ja hallituksen puheenjohtaja ilmotti äskettäin, että ylimääärinen yhtiökokous on 9 päivän päästä. Mielestäi kokouskutsu pitää lähettää viimeistään kahta viikkoa ennen?

Jätä kommentti

Kirjaudu

Tervetuloa! Kirjaudu sisään tunnuksillasi

Muista kirjautumiseni Unohtuiko salasana?

Lost Password

Kiinteistölehti

Kiinteistölehti