Selvitetään talon ja taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden ominaispiirteet ja seikkoja, joita vahvistamalla yhteisöllisyyttä ja kohteen identiteettiä voidaan parantaa. Samoin sitä, mitkä seikat ovat asumisviihtyisyyden kannalta keskeisiä (erityisesti asukkaiden mielestä).

Selvitetään keinoja taloyhtiön oman identiteetin vahvistamiseksi.

Talkoot yhteishengen parantajana.

Selvitetään kiinteistön teknistä toimivuutta kokonaisuutena ja arvioidaan, millä tavoin käytössä, ylläpidossa ja suurissa peruskorjauksissa otetaan huomioon energiatehokkuuden parantaminen. Selvitetään kiinteistön energiatehokkuus ja vaihtoehtoiset tavat hankkia ja tuottaa energiaa.

Otetaan oppia muiden taloyhtiöiden kokemuksista.

Verrataan energiatehokkuutta vastaaviin kiinteistöihin.

Hallitus selvittää osakkaille viestittävät asiakokonaisuudet ja viestintätavat:

• hallinnon päätösten viestintä
• asumisviihtyisyyteen ja yhteisöllisyyteen liittyvä viestintä
• hankkeiden aikainen viestintä
• kriisiviestintä

Yhtiökokouksessa kuullaan osakkaiden näkemys viestintätarpeista. Hallitus järjestää viestinnän osakkaiden tahdon mukaiseksi.

Osakkaiden ja asukkaiden valmennustilaisuus. Edellä tehdyn perustyön jälkeen kootaan osakkaille tiivis ”paketti” strategiatyön päämääristä ja lähtökohdista. Informaatiotilaisuudessa käydään jaettu materiaali läpi ja selvitetään osakaskyselyn suorittamiseen liittyviä käytännön seikkoja.

Selvitetään yhtiökokouksessa strategiasuunnitelman periaatteet, lähtökohdat ja tavoitteet.

Kyselyssä selvitetään osakkaiden ja asukkaiden näkemykset valmennustilaisuudessa jaetun aineiston ja informaation pohjalta.  Annetuista vastauksista tulee ilmetä osakkaiden näkemys taloyhtiön vahvuuksista, heikkouksista, uhista ja mahdollisuuksista sekä vastaukset edellä annettuihin pääkohtiin kuten strateginen toimintalinja, hankkeiden rahoitusperiaatteet, vastiketaso jne.

Osakaskyselyn suunnittelu on hallituksen vastuulla. Kysymysten tulee palvella strategista suunnittelua ja pohjautua selvitettyihin lähtökohtiin ja mahdollisuuksiin. Osakaskysely on strategiasuunnittelun tärkein vaihe, joten sen tulee olla selkeä ja houkutteleva.

Hallitus järjestää kyselyn antamalla riittävästi vastaamiseen aikaa ja varautumalla kyselyn aikaisiin kysymyksiin.

Ks. Suositeltava taso.

Hallitus kokoaa vastauksista yhteenvedon asiakokonaisuuksittain siten, että kannanotot voidaan huomioida jatkotyössä.

Ks. Suositeltava taso.

Kaiken kokoamansa tiedon (lähtötietojen, kulttuuriperinnön, nykytilanteen ja teknisten selvitysten) ja osakkaiden vastausten perusteella hallitus arvioi kiinteistön tilanteen seuraavasti:

• Vahvuudet; keinot vahvuuksien pitämiseksi ja vahvistamiseksi
• Heikkoudet; miten heikkoudet voidaan muuttaa vahvuuksiksi
• Uhat; miten niihin varaudutaan tai niiden vaikutus minimoidaan (vrt. palovahinko vs. vakuuttaminen tms.)
• Mahdollisuudet; miten hyödynnetään yhtiön tavoitteiden kannalta oikein

SWOT:n laadintaan on suositeltavaa käyttää riittävästi aikaa ja hallitus voi ottaa tähän työhön ulkopuolisia (taloaktiiveja ja/tai strategiasuunnittelun asiantuntijoita). SWOT:n tulee perustua tosiasioihin ja osakkaiden aitoon näkemykseen vallitsevasta tilanteesta. Kyselyssä tulee selvittää osakkaiden halu myös mahdollisiin lisäpanostuksiin, kun toimenpiteitä käynnistetään.

On huomattava, että materiaalisten seikkojen lisäksi SWOT:ssa otetaan kantaa kaikkiin asumisviihtyisyyden ja omaisuuden arvon kehittämisen osa-alueisiin.

Ks. Suositeltava taso.

Hallitus kutsuu koolle informaatiotilaisuuden ja kutsun yhteydessä jaetaan osakkaille ja asukkaille tiivis tietopaketti. Paketti sisältää lyhyen kuvauksen strategiaprosessista, tavoitteista ja lähtökohdista sekä näiden ja osakaskyselyn pohjalta hallituksen laatiman SWOT:n. Samalla hallitus esittää alustavat näkemykset siitä, millä tavoin strategia ja tärkeimmät linjaukset tultaneen lopullisessa strategiasuunnitelmassa esittämään.

Hallitus esittelee toimintalinjauksensa yhtiökokoukselle.

Hallitus kerää informaatiotilaisuuden jälkeen osakaspalautteen ja tekee niistä johtopäätökset.

Yhtiökokouksessa saadun palautteen pohjalta hallitus täsmentää strategian linjauksia.

Edellä tehdyn työn lopputuloksena kootaan strategia yhtenäiseksi esitykseksi, joka sisältää lähtökohdat, päämäärät ja toimintastrategian ainakin seuraavissa pääkohdissa:

• Taloudelliset reunaehdot
• Ylläpidon (hoito, huolto ja kunnossapito) periaatteet: taloyhtiön on tällöin valittava strateginen toimintalinja kiinteistön arvossa ja teknisessä tasossa ja toimintalinja kiinteistön ylläpidossa: tasoa kohottava / tason säilyttävä / loppuun käyttävä
• Korjausohjelma ja energiatehokkuuden edellyttämät toimenpiteet. Nämä saadaan tekniikkaosiosta ja liitetään tähän asumiskustannustietoineen.
• Asumisviihtyisyys ja yhteisöllisyys

Johtopäätökset ja perusteet kirjataan.

Sovitaan tavat, joilla kulutusseurannat suoritetaan ja määritetään periaatteet kulutusta hillitseviin toimiin ryhtymisessä.

Varsinainen strategia on erillinen raportti, jossa valinnat selvitetään perusteineen. Strategia jaetaan kaikille osakkaille ja asukkaille.

Hallitus käsittelee kokouksessaan strategian linjaukset ja kirjaa ne pöytäkirjaan.

Hallituksen kokouksessa käydään periaatteellinen keskustelu ja sovitaan noudatettavasta ylläpidon toimintalinjasta ja viedään asia perusteluineen yhtiökokouksen päätettäväksi.

Hallitus laatii viestintästrategian ja määrittää viestinnän tavan, syklin ja vastuulliset toimijat. Strategiassa varmistetaan viestinnän oikea-aikaisuus, ymmärrettävyys sekä innostavuus keskusteluun. Viestinnän tavat ja dokumentointi sovitaan. Enemmän asiasta:

http://www.pirkanmaankiinteistoyhdistys.fi/pdf/viestintaopas.pdf

Laaditaan yhtiökokouksesta tiedote ja jaetaan osakkaille. Korjaushankkeen tiedotus vastuutetaan sopimusten yhteydessä urakoitsijalle, projektipäällikölle ja isännöitsijälle. Kriisiviestintä jätetään tietoisesti hallituksen vastuulle.

Taloyhtiö tekee hyväksyttyä strategiaa tukevan sopimuksen isännöintiyrityksen kanssa ja määrittää sopimuksen sisällön alan mallien taloyhtiön strategian mukaisesti. Yhtiön hallitukseen hankitaan asiantuntemus ensisijaisesti osakkaiden keskuudesta. Myös ulkopuolisen asiantuntujan käyttäminen hallituksen jäsenenä on mahdollista.

Strategian toteuttamista seurataan vuosittain ja siitä raportoidaan yhtiökokoukselle. Sopimusten ajanmukaisuus arvioidaan kolmen vuoden välein. Strategia tarkastellaan kokonaisuudessaan läpi 5-7 vuoden välein ja aina tarpeellisin osin, kun ympäristössä tai olosuhteissa tapahtuu muutoksia.

Valitaan strategian seurantaan sopivat mittarit, jotta strategian toteutumista voidaan kiistattomasti arvioida (esim. osakkeiden hintakehitys, niiden vaihtuvuus ja niiden syyt). Päätetään seurantatiheydestä.

Isännöintisopimuksen sisältö tarkistetaan ja selvitetään hallitukselle.

Toimintakertomuksessa otetaan kantaa pitkän aikavälin tavoitteiden onnistumiseen.

Hallitus käy läpi seuraavat sopimukset kolmen vuoden välein ja arvio palvelevatko ne yhtiössä valitun strategian toteutumista:

• vuokrasopimukset
• isännöinnin ja kiinteistönhoidon sopimukset
• vakuutukset

tietoliikenteen ja viestinnän sopimukset ym.

Strategian hyväksyy ensiksi hallitus, joka esittelee sen yhtiökokoukselle. Yhtiökokous hyväksyy taloyhtiössä noudatettavan strategian. Viestintästrategia hyväksytään samassa yhteydessä.

Hallitus kertoo kunnossapitotarveselvityksen yhteydessä muut tavoitteet, joihin toiminnassa pidemmällä aikavälillä tähdätään.