Saint-Gobain puhallusvillaa.fi

Strategian laadinta vaiheittain

Virta sähköajoneuvojen latausinfra

VAIHE 1

Strategian perusteiden selvittäminen

Suositeltava taso

Laaditaan asukas-/osakastiedotteeseen liitettävä lyhyt selvitys tavoitteista ja prosessista.

Vähimmäistaso

Ei vaatimusta.

Strategian laajuuden ja lähtökohtien määrittely

Suositeltava taso

  • KIINTEISTÖ

    1. tontti, asemakaava, kiinteistön rasitteen tai oikeudet, käytetty rakennusoikeus
    2. rakennusten ikä, kunto ja rakennusosien vanheneminen
    3. kiinteistön varusteet; saunat, hissit, yhteiset tilat, jätteiden lajittelu
      • jätteiden lajittelu
      • yhteisantennijärjestelmä ja sisäinen verkko
      • muut asumista tukevat järjestelmät
    4. autopaikat ja niiden taso sekä kaavallinen ja käytännöllinen riittävyys ja jakoperiaatteet
    5. riskienhallinta; vahinko- ja vastuuvakuutukset

    Selvitetään yllä luetellut asiat strategiasuunnittelun tarpeisiin riittävällä tavalla ja kirjataan muistioon.

    • otetaan Tekniikka-osiosta tähän tarpeelliset tiedot riittävän kokonaisnäkemyksen aikaansaamiseksi
    • kartoitetaan hissin jälkiasennuksen mahdollisuudet (hissitön talo)
    • selvitetään yhteiskäyttötilojen tarkoituksenmukaisuus, kunto, riittävyys ja vaihtoehtoiset käyttömahdollisuudet
    • selvitetään vakuutusten korvausehdot ja maksutaso
  • YMPÄRISTÖ

    1. palvelut; kaupalliset, julkiset
    2. kaavan kehittämistarpeet, lisä- ja täydennysrakentaminen, korttelin yhteiset alueet
    3. kadut ja reitit; taso, melu, yhteydet, julkinen liikenne
    4. infran ja ympäristön kehitys; vireillä olevat kehittämistoimet
    5. turvallisuus
      • liikenneympäristö
      • tontin rakenteet
      • suunnitelmat

    Selvitetään ympäristön tilanne ja arvioidaan taloyhtiön mahdollisuudet vaikuttaa sen myönteiseen kehittämiseen. Selvitetään mahdollisuus yhteistyöhön muiden yhtiöiden tai organisaatioiden kanssa asioissa, joissa tavoitteet ovat samansuuntaisia (esim. lisä- ja täydennysrakentaminen, korttelin yhteiset alueet tms.).

  • TALOUS JA VARAINHOITO

    1. tavoiteltava vastiketaso
    2. rahastointien periaatteet
    3. pääomavastikkeen kirjausperiaatteet (rahastointi vai kuluksi kirjaaminen)
    4. vieraan pääoman hankinnan periaatteet
    5. muut rahoitusmahdollisuudet: lisä- ja täydennysrakentaminen (esim. suunnattu osakeanti ja tontin osan myyminen)
    • Määritetään yhtiön tavoiteltu vastiketaso suhteessa alueen vallitsevaan tasoon huomioiden vuosikorjauksiin varattujen erien erilaisuus.
    • Sovitaan siitä, millä tavoin korjauksiin tarvittava pääoma kerätään ja millä tavoin se käsitellään kirjanpidossa (yhtiön laina sitten, kun rahaa tarvitaan, ennakkoon kerääminen ja rahastointi tai asuintalovarauksen käyttö).
    • Sovitaan aktivoinnin (pitkävaikutteinen investointi tai kertaluontoinen kulu) periaatteet.
    • Sovitaan lainojen kilpailuttamisen periaate ja käytettävä viitekorko (prime, euribor).
    • Sovitaan kerättyjen ennakkomaksujen lyhytaikaisen sijoittamisen periaatteet.

Vähimmäistaso

  • KIINTEISTÖ

    Keskustellaan lähtökohdista hallituksen kokouksessa ja varmistetaan, että hallituksella on niistä oikeat tiedot.

    (ks. Suositeltava taso)

  • YMPÄRISTÖ

    Keskustellaan lähtökohdista ja mahdollisuuksista hallituksen kokouksessa ja varmistetaan, että hallituksella on niistä oikeat tiedot.

    (ks. Suositeltava taso)

  • TALOUS JA VARAINHOITO

    Tämä asiakokonaisuus esitellään riittävän laajasti ja perusteellisesti yhtiökokouksessa, jossa sitoutetaan yhtiön osakkaat toimimaan sen mukaisesti.

Asumisviihtyisyys ja yhteisöllisyys

Suositeltava taso

Selvitetään talon ja taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden ominaispiirteet ja seikkoja, joita vahvistamalla yhteisöllisyyttä ja kohteen identiteettiä voidaan parantaa. Samoin sitä, mitkä seikat ovat asumisviihtyisyyden kannalta keskeisiä (erityisesti asukkaiden mielestä).

Selvitetään keinoja taloyhtiön oman identiteetin vahvistamiseksi.

Vähimmäistaso

Talkoot yhteishengen parantajana.

Energiatehokkuus

Suositeltava taso

Selvitetään kiinteistön teknistä toimivuutta kokonaisuutena ja arvioidaan, millä tavoin käytössä, ylläpidossa ja suurissa peruskorjauksissa otetaan huomioon energiatehokkuuden parantaminen. Selvitetään kiinteistön energiatehokkuus ja vaihtoehtoiset tavat hankkia ja tuottaa energiaa.

Otetaan oppia muiden taloyhtiöiden kokemuksista.

Vähimmäistaso

Verrataan energiatehokkuutta vastaaviin kiinteistöihin.

Viestintä

Suositeltava taso

Hallitus selvittää osakkaille viestittävät asiakokonaisuudet ja viestintätavat:

  • hallinnon päätösten viestintä
  • asumisviihtyisyyteen ja yhteisöllisyyteen liittyvä viestintä
  • hankkeiden aikainen viestintä
  • kriisiviestintä

 

Vähimmäistaso

Yhtiökokouksessa kuullaan osakkaiden näkemys viestintätarpeista. Hallitus järjestää viestinnän osakkaiden tahdon mukaiseksi.

VAIHE 2

Osakkaiden valmentaminen strategiatyöhön

Suositeltava taso

Osakkaiden ja asukkaiden valmennustilaisuus. Edellä tehdyn perustyön jälkeen kootaan osakkaille tiivis ”paketti” strategiatyön päämääristä ja lähtökohdista. Informaatiotilaisuudessa käydään jaettu materiaali läpi ja selvitetään osakaskyselyn suorittamiseen liittyviä käytännön seikkoja.

Vähimmäistaso

Selvitetään yhtiökokouksessa strategiasuunnitelman periaatteet, lähtökohdat ja tavoitteet.

Osakaskyselyn suunnittelu

Suositeltava taso

Kyselyssä selvitetään osakkaiden ja asukkaiden näkemykset valmennustilaisuudessa jaetun aineiston ja informaation pohjalta.  Annetuista vastauksista tulee ilmetä osakkaiden näkemys taloyhtiön vahvuuksista, heikkouksista, uhista ja mahdollisuuksista sekä vastaukset edellä annettuihin pääkohtiin kuten strateginen toimintalinja, hankkeiden rahoitusperiaatteet, vastiketaso jne.

Vähimmäistaso

Osakaskyselyn suunnittelu on hallituksen vastuulla. Kysymysten tulee palvella strategista suunnittelua ja pohjautua selvitettyihin lähtökohtiin ja mahdollisuuksiin. Osakaskysely on strategiasuunnittelun tärkein vaihe, joten sen tulee olla selkeä ja houkutteleva.

Osakaskyselyn suorittaminen

Suositeltava taso

Hallitus järjestää kyselyn antamalla riittävästi vastaamiseen aikaa ja varautumalla kyselyn aikaisiin kysymyksiin.

Vähimmäistaso

Ks. Suositeltava taso.

Johtopäätökset osakkaiden vastauksista

Suositeltava taso

Hallitus kokoaa vastauksista yhteenvedon asiakokonaisuuksittain siten, että kannanotot voidaan huomioida jatkotyössä.

Vähimmäistaso

Ks. Suositeltava taso.

VAIHE 3

Vahvuuksien, heikkouksien, uhkien ja mahdollisuuksien arviointi (SWOT)

Suositeltava taso

Kaiken kokoamansa tiedon (lähtötietojen, kulttuuriperinnön, nykytilanteen ja teknisten selvitysten) ja osakkaiden vastausten perusteella hallitus arvioi kiinteistön tilanteen seuraavasti:

  • Vahvuudet; keinot vahvuuksien pitämiseksi ja vahvistamiseksi
  • Heikkoudet; miten heikkoudet voidaan muuttaa vahvuuksiksi
  • Uhat; miten niihin varaudutaan tai niiden vaikutus minimoidaan (vrt. palovahinko vs. vakuuttaminen tms.)
  • Mahdollisuudet; miten hyödynnetään yhtiön tavoitteiden kannalta oikein

SWOT:n laadintaan on suositeltavaa käyttää riittävästi aikaa ja hallitus voi ottaa tähän työhön ulkopuolisia (taloaktiiveja ja/tai strategiasuunnittelun asiantuntijoita). SWOT:n tulee perustua tosiasioihin ja osakkaiden aitoon näkemykseen vallitsevasta tilanteesta. Kyselyssä tulee selvittää osakkaiden halu myös mahdollisiin lisäpanostuksiin, kun toimenpiteitä käynnistetään.

On huomattava, että materiaalisten seikkojen lisäksi SWOT:ssa otetaan kantaa kaikkiin asumisviihtyisyyden ja omaisuuden arvon kehittämisen osa-alueisiin.

Vähimmäistaso

Ks. Suositeltava taso.

Informaatiotilaisuus

Suositeltava taso

Hallitus kutsuu koolle informaatiotilaisuuden ja kutsun yhteydessä jaetaan osakkaille ja asukkaille tiivis tietopaketti. Paketti sisältää lyhyen kuvauksen strategiaprosessista, tavoitteista ja lähtökohdista sekä näiden ja osakaskyselyn pohjalta hallituksen laatiman SWOT:n. Samalla hallitus esittää alustavat näkemykset siitä, millä tavoin strategia ja tärkeimmät linjaukset tultaneen lopullisessa strategiasuunnitelmassa esittämään.

Vähimmäistaso

Hallitus esittelee toimintalinjauksensa yhtiökokoukselle.

Osakaspalautteen kerääminen

Suositeltava taso

Hallitus kerää informaatiotilaisuuden jälkeen osakaspalautteen ja tekee niistä johtopäätökset.

Vähimmäistaso

Yhtiökokouksessa saadun palautteen pohjalta hallitus täsmentää strategian linjauksia.

VAIHE 4

Varsinainen strategia

Suositeltava taso

Edellä tehdyn työn lopputuloksena kootaan strategia yhtenäiseksi esitykseksi, joka sisältää lähtökohdat, päämäärät ja toimintastrategian ainakin seuraavissa pääkohdissa:

  • Taloudelliset reunaehdot
  • Ylläpidon (hoito, huolto ja kunnossapito) periaatteet: taloyhtiön on tällöin valittava strateginen toimintalinja kiinteistön arvossa ja teknisessä tasossa ja toimintalinja kiinteistön ylläpidossa: tasoa kohottava / tason säilyttävä / loppuun käyttävä
  • Korjausohjelma ja energiatehokkuuden edellyttämät toimenpiteet. Nämä saadaan tekniikkaosiosta ja liitetään tähän asumiskustannustietoineen.
  • Asumisviihtyisyys ja yhteisöllisyys

Johtopäätökset ja perusteet kirjataan.

Sovitaan tavat, joilla kulutusseurannat suoritetaan ja määritetään periaatteet kulutusta hillitseviin toimiin ryhtymisessä.

Varsinainen strategia on erillinen raportti, jossa valinnat selvitetään perusteineen. Strategia jaetaan kaikille osakkaille ja asukkaille.

Vähimmäistaso

Hallitus käsittelee kokouksessaan strategian linjaukset ja kirjaa ne pöytäkirjaan.

Hallituksen kokouksessa käydään periaatteellinen keskustelu ja sovitaan noudatettavasta ylläpidon toimintalinjasta ja viedään asia perusteluineen yhtiökokouksen päätettäväksi.

Viestintästrategia

Suositeltava taso

Hallitus laatii viestintästrategian ja määrittää viestinnän tavan, syklin ja vastuulliset toimijat. Strategiassa varmistetaan viestinnän oikea-aikaisuus, ymmärrettävyys sekä innostavuus keskusteluun. Viestinnän tavat ja dokumentointi sovitaan. Enemmän asiasta:

http://www.pirkanmaankiinteistoyhdistys.fi/pdf/viestintaopas.pdf

Vähimmäistaso

Laaditaan yhtiökokouksesta tiedote ja jaetaan osakkaille. Korjaushankkeen tiedotus vastuutetaan sopimusten yhteydessä urakoitsijalle, projektipäällikölle ja isännöitsijälle. Kriisiviestintä jätetään tietoisesti hallituksen vastuulle.

Strategian toimeenpano ja seuranta

Suositeltava taso

Taloyhtiö tekee hyväksyttyä strategiaa tukevan sopimuksen isännöintiyrityksen kanssa ja määrittää sopimuksen sisällön alan mallien taloyhtiön strategian mukaisesti. Yhtiön hallitukseen hankitaan asiantuntemus ensisijaisesti osakkaiden keskuudesta. Myös ulkopuolisen asiantuntujan käyttäminen hallituksen jäsenenä on mahdollista.

Strategian toteuttamista seurataan vuosittain ja siitä raportoidaan yhtiökokoukselle. Sopimusten ajanmukaisuus arvioidaan kolmen vuoden välein. Strategia tarkastellaan kokonaisuudessaan läpi 5-7 vuoden välein ja aina tarpeellisin osin, kun ympäristössä tai olosuhteissa tapahtuu muutoksia.

Valitaan strategian seurantaan sopivat mittarit, jotta strategian toteutumista voidaan kiistattomasti arvioida (esim. osakkeiden hintakehitys, niiden vaihtuvuus ja niiden syyt). Päätetään seurantatiheydestä.

Vähimmäistaso

Isännöintisopimuksen sisältö tarkistetaan ja selvitetään hallitukselle.

Toimintakertomuksessa otetaan kantaa pitkän aikavälin tavoitteiden onnistumiseen.

Hallitus käy läpi seuraavat sopimukset kolmen vuoden välein ja arvio palvelevatko ne yhtiössä valitun strategian toteutumista:

  • vuokrasopimukset
  • isännöinnin ja kiinteistönhoidon sopimukset
  • vakuutukset

tietoliikenteen ja viestinnän sopimukset ym.

Strategian hallinnollinen käsittely

Suositeltava taso

Strategian hyväksyy ensiksi hallitus, joka esittelee sen yhtiökokoukselle. Yhtiökokous hyväksyy taloyhtiössä noudatettavan strategian. Viestintästrategia hyväksytään samassa yhteydessä.

Vähimmäistaso

Hallitus kertoo kunnossapitotarveselvityksen yhteydessä muut tavoitteet, joihin toiminnassa pidemmällä aikavälillä tähdätään.

0 kommenttia

Jätä kommentti

Kirjaudu

Tervetuloa! Kirjaudu sisään tunnuksillasi

Muista kirjautumiseni Unohtuiko salasana?

Lost Password

Kiinteistölehti

Kiinteistölehti

Käytämme evästeitä, jotta voimme tarjota mahdollisimman hyvän käyttäjäkokemuksen.
Käyttämällä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön. Lue lisää