Sopimusaika ja laaduntarkkailu

Isännöintipalvelun sopimusaikainen laaduntarkkailu.

Taloyhtiön hyvä hoito on sujuvaa yhteistyötä osakkaiden, asukkaiden, hallituksen, isännöitsijän ja kiinteistönhoitohenkilöstön välillä. Tämän yhteistyön ylläpitäjänä isännöitsijän rooli on keskeinen. Yhtiön hallituksen tehtävänä on ottaa ja erottaa isännöitsijä sekä valvoa tämän toimintaa. Valvonta perustuu yhteistyöhön ja luottamukseen.

Kun yhtiön tekemän isännöintisopimuksen mukainen palvelu on käynnistynyt, on hallituksen jatkuvasti arvioitava palvelun sopimuksenmukaisuutta ja laatua. Tätä arviointia varten on olemassa monia työkaluja, joita esitellään seuraavaksi.

Raportointi

Taloyhtiön talousseurantaa varten isännöitsijä ja hallitus voivat sopia välitilinpäätösten laatimisesta esimerkiksi 1-2 kertaa tilikauden aikana. Yhtiön hallitus tarvitsee raportointia myös yhtiön maksuvalmiudesta, vastikereskontrasta ja perinnästä sekä kulutustilastoinnista (lämpö, vesi, sähkö). Myös kiinteistön teknis-taloudellisen PTS-korjaussuunnitelman päivittämisen raportointi on syytä järjestää.

Raportointi voidaan hoitaa esimerkiksi hallituksen kokouksissa. Kätevää ja edullista on järjestää raportointi myös sähköisin järjestelmin.

Laatupalaverit

Taloyhtiön hallituksen tai hallituksen puheenjohtajan on hyvä varautua vähintään kerran vuodessa keskustelemaan isännöintisopimuksen toimivuudesta. Tässä keskustelussa varmistetaan hallituksen tietoisuus sopimuksen sisällöstä sekä sopimuksen mukaisesta toiminnasta. Samalla kartoitetaan mahdolliset palvelutarpeen muutokset. Tällainen palvelun laatua ja sisältöä koskeva palaveri voidaan sisällyttää hallituksen kokouksen asialistalle.

Kiinteistöstrategia

Hyvin harvalla taloyhtiöllä on olemassa kiinteistöstrategia. Huolellisesti laadittu kiinteistöstrategia toimii myös osaltaan isännöinnin toiminnan ohjaajana.

Asiakastyytyväisyystutkimus

Useilla isännöintiyrityksillä on käytäntö, jossa isännöinnin laatua seurataan asiakastyytyväisyystutkimusten tulosten perusteella. Laaduntarkkailun kannalta on merkityksellistä, jos tätä tutkimustietoa voidaan käsitellä asiakaskiinteistön hallituksen kanssa ainakin kyseessä olevan
kiinteistön osalta.

Näin pystytään selvittämään asiakkaiden käsitykset ja mielikuvat palvelun onnistumisista ja kehittämistarpeista. Asiakastyytyväisyystutkimus tehdään yleensä muutaman vuoden välein.

Hallituksen itsearviointi

Toimiva ja hyvä sopimussuhde perustuu sopijapuolten vahvaan kumppanuuteen ja keskinäiseen luottamukseen. Taloyhtiön hallituksen on aiheellista aika ajoin arvioida myös omaa toimintaansa sopimuskumppanina. Hallituksen tekemä itsearviointi auttaa hallitusta ymmärtämään rooliaan ja toimintaansa suhteessa sopimuskumppaneihinsa. Itsearviointi sopii hyvin tehtäväksi hallituksen kokouksen yhteydessä.

Hallituksen toiminnan vuosikello

Isännöitsijä hoitaa käytännössä lähes kaikki hallitukselle lain ja säännösten mukaan kuuluvat tehtävät. Hallitus vastaa kuitenkin siitä, että nämä tehtävät tulevat hoidetuiksi oikein ja ajallaan. Tässä sopimuksenaikaisessa valvonnassa hallitus voi käyttää apunaan ns. hallituksen toiminnan vuosikelloa, jossa on määritelty tavanomaisimmat taloyhtiön toimintaan kuuluvat tehtävät. Hallituksen apuna voi myös olla ns. check-lista, jonka avulla hallitus voi selvittää yhtiön eri asiakokonaisuuksien hoidon tilan.

ISA-auditointi

Osa isännöintiyrityksistä on hakenut itselleen ISA-auktorisoinnin. Nämä yrityksen kuuluvat auditoinnin piiriin. Sopimuksenaikaiseen laadunvarmistukseen voidaan näin liittää asiakaskiinteistöjen hallitusten informointi auditoinnista.

Esimerkki hallituksen tehtävien aikatauluttamisesta
  • Tammikuu
  • Helmikuu: Tilinpäätös ja budjetti
  • Maaliskuu: hallituksen ja isännöitsijän itsearviointi
  • Huhtikuu: Yhtiökokous: hallituksen järjestäytyminen
  • Toukokuu: Välitilinpäätös 1/3 kulutukset
  • Kesäkuu
  • Heinäkuu
  • Elokuu
  • Syyskuu: Välitilinpäätös 2/3 kulutukset
  • Lokakuu
  • Marraskuu: tavoitetilan kirjaaminen
  • Joulukuu

Kirjaudu

Tervetuloa! Kirjaudu sisään tunnuksillasi

Muista kirjautumiseni Unohtuiko salasana?

Lost Password

Kiinteistölehti

Kiinteistölehti


Käytämme evästeitä, jotta voimme tarjota mahdollisimman hyvän käyttäjäkokemuksen.
Käyttämällä sivustoa hyväksyt evästeiden käytön. Lue lisää