Monimutkainen kulkeminen tuo mukanaan suuret vuosikustannukset

Kun taloyhtiön asukas tarvitsee viisi eri kulkemisen tunnistetta päästäkseen liikkumaan kotitalossaan, jotakin on mennyt pieleen. Tällainen on kuitenkin arkipäivää joissakin taloyhtiöissä. Lisäksi kulkemiseen liittyvät ylläpito- ja elinkaarikustannukset saattavat yllättää melkoisesti. Kannattaa olla hereillä ajoissa.

Käytän varoittavana esimerkkinä erästä vuoden 2019 alussa valmistunutta taloyhtiötä. Laskentatavasta ja asukkaan tarpeista riippuen asukas saa käyttöönsä vähintään viisi eri kulkemisen tunnistetta, joita kaikkia ylläpidetään eri järjestelmissä.

Tässä taloyhtiössä tarvitaan siis vähintään viisi kulkemisen järjestelmää, joita hallista autopaikan omistava asukas joutuu käyttämään, jotta pääsee kotiinsa ja talon alakerrassa sijaitsevaan autohalliin:

  • mekaaninen avain – kotiovi ja yhtiön yleiset tilat
  • parkkihallin tunniste, jolla pääsee parkkihalliin johtavaan käytävään ja joka luvittaa, että hissi kulkee alimpaan kerrokseen
  • erillinen tunniste, jolla voi käyttää porrasovea ja jonka tunnistetta käytettäessä ovessa aktivoituu ovikone, jolloin esim. liikuntaesteisten ja lastenvaunuja työntävien on helpompi kulkea
  • koodin, jolla voi avata kerho/juhlatilan käytön, jonka saa erillisen varausjärjestelmän kautta ja koodin toimivuus on sidottu varattuun aikaan
  • henkilökohtaisen GSM-numeron, joka toimii autohallin nosto-oven avaimena
  • porrasoven koodin, jonka hän voi antaa ystävälleen, jos ystävä tai vaikka pitsakuski sattuu tulemaan sisään kadun puolelta, eikä siis kävele sisäpihan puolelle, jossa olisi ovipuhelin
  • auton lataustolpan avaimen, mikäli on ostanut/vuokrannut sähköauton latauspaikan
  • auton lämmitystolpan avaimen, mikäli on ostanut/vuokrannut normaalin autopaikan
  • tunniste alueen taloyhtiöiden yhteiseen jätetilaan

Se miksi edellä mainittuun kohteeseen tuli jo rakennus- ja käyttöönottovaiheessa valittua niin monta erillistä järjestelmää on jo lähes toisen tarinan paikka, mutta kuvatun kaltaisia kohteista ehtii rakentua valitettavan paljon.

Pieni unohdus, isot ylläpitokulut

En käy läpi sitä, miten ihmeessä asukas on saanut muuton yhteydessä haltuunsa kaiken kulkemiseensa tarvittavan. Pohdin sen sijaan tilannetta, jossa asukas sattuu hävittämään yhden tai useamman kulkemisen tunnisteistaan, eli esimerkiksi unohtaa tai kadottaa koodin, tunnisteen tai mekaanisen avaimensa. Yleensä asukas ilmoittaa asiasta isännöitsijätoimistoon, joka reagoi asiaan – mutta miten?

Tässä taloyhtiössä kulkemisen järjestelmien hallinnointi on hajaantunut neljälle eri toimijalle. Kun asukas ottaa yhteyttä isännöitsijätoimistoon, toimisto joutuu lähettämään tapauksesta riippuen jopa neljään eri paikkaan palvelupyynnön, jolla kadonnut tai unohtunut kulkemisen tunniste poistetaan käytöstä ja tilalle luodaan uusi. Tavoitetila on aina keskittää turvatekniikan hallinnointi yhdelle toimijalle, mutta tässä tapauksessa ei ole ollut mahdollista, johtuen mm. rakennusaikana tehdyistä sopimuksista.

Mitä tämä kaikki tarkoittaa työmäärissä ja kustannuksissa? On luonnollista, että järjestelmien suuri määrä myös lisää niihin liittyviä ylläpitokustannuksia ja työtä. Pääsääntö on: mitä useampi järjestelmä, tai monimutkaisempi hallinnointi ja ylläpito ovat, sitä suuremmat ovat vuosikustannukset.

Lisäksi on hyvä ymmärtää, että asennetuista järjestelmistä ja niiden ylläpidosta aiheutuu jatkuvasti kustannuksia, vaikka erityistä ylläpitoa, kuten kadonneiden tunnisteiden kuolettamista, ei tarvittaisi. Tässäkin tapauksessa omistajien ja isännöinnin kannalta olisi ollut järkevintä keskittää hallinnointi yhdelle toimijalle.

Muistilista taloyhtiöiden päättäjille

Taloyhtiöiden päättäjät ja kohteiden suunnittelijat: huomioikaa siis jo investointihetkellä järjestelmien ylläpidon ja pääkäytön kustannukset sekä vastuut. Kirjatkaa hankittavasta järjestelmästä ainakin seuraavat kuluerät ja huomioitavat asiat, jotta käytännön elämä ei yllätä:

  1. hankintahinta sisältäen selkeän dokumentaation
  2. ohjelmistojen ylläpitomaksut
  3. verkon ja verkkoyhteyksien kustannukset
  4. korjaus- ja huoltohinta
  5. kulkuoikeuden aktivoinnin ja/tai passivoinnin kustannukset
  6. määräaikaisen kulkuoikeuden eli ”avainlainan” valvonta ja/tai ohjelmointi
  7. materiaalin ja tunnustietojen säilytys, haltijat ja niiden ylläpito
  8. rekisteriseloste ja sen ylläpito
  9. toimijan lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen, kuten turvallisuusalan elinkeinolupa
  10. toimijan osaaminen valittujen järjestelmien ylläpitoon.

 

Viljakainen on turvallisuusalan moniottelija, ja CERTEGO:n palvelujohtaja. Hän on toiminut lähes kolme vuosikymmentä turvallisuus- ja kiinteistöalan tehtävissä niin asennuksen, myynnin, palvelu-kehityksen kuin konsultoinninkin parissa. Hänen erityisosaamis-aluettaan on turvallisuuspalvelut, erityisesti avainturvallisuus.

 

 

 

 

 

 

Kirjaudu

Tervetuloa! Kirjaudu sisään tunnuksillasi

Muista kirjautumiseni Unohtuiko salasana?

Lost Password

Kiinteistölehti

Kiinteistölehti