Kuinka kauas digiloikka kantaa?

Koronaepidemia pakotti taloyhtiöt omaksumaan uusia toimintatapoja sekä lykkäämään huoltoja ja korjauksia.

Helsinkiläisen Asunto-Osakeyhtiö Sydvästin kivijalassa on useita liikehuoneistoja, joista saatavat vuokrat muodostavat merkittävän osan taloyhtiön tuloista. Valmiuslain käyttöönotto koronarajoituksineen maaliskuussa 2020 vaati yhtiön hallitukselta nopeaa reagointia. Päätökset vuokralaisia koskevista linjauksista syntyivät sujuvasti sähköpostin välityksellä; sitä oli käytetty ennenkin asioiden hoitamiseen kokousten välissä.

– Ravintolalle päätimme antaa vuokranalennuksen, jotta se pääsisi pahimman yli. Niille vuokralaisille, joiden liiketoimintaan epidemialla ei ollut vaikutusta, emme lähteneet helpotuksia tarjoamaan, eivätkä ne niitä pyytäneetkään, hallituksen puheenjohtaja Kari Skog muistelee.

Taloyhtiön budjetin tulopuolelle ilmestyi kuitenkin niin isoja kysymysmerkkejä, että julkisivun korjauksia päätettiin lykätä. Varsinainen yhtiökokous saatiin pidettyä suunnitellussa aikataulussa Teams-sovelluksen avulla. Vain isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja istuivat neuvotteluhuoneessa muiden osakkaiden osallistuessa tietokoneen tai puhelimen välityksellä. Historiallinen etäyhtiökokous sujui yllättävän hyvin niin sisällöllisesti kuin kokousteknisestikin. Osallistujia oli jopa enemmän kuin normaalivuosina.

– Keskustelu polveili vähemmän. Mentiin suoraan asiaan ja myös pysyttiin siinä.

Äänestyspäätöksiä ei tarvinnut tehdä, joten etä-äänestämiseen liittyvät avoimet kysymykset jäivät odottamaan ratkaisuaan.

Hallitustyöskentelyäkin jatkettiin etänä. Kokousaikojen sopiminen osoittautui aiempaa helpommaksi, samoin ulkopuolisten asiantuntijoiden kuuleminen. Myös asiakirjojen sähköisessä allekirjoittamisessa päästiin vauhtiin.

Huoltoja jonossa

Espoolaisen Matinkylän Huollon toimitusjohtaja Tarja Korhonen pitää epidemian suurimpana vaikutuksena isännöinnissä ja hallitustyöskentelyssä tapahtunutta digiloikkaa.

– Valmius etätapaamisiin on ollut olemassa jo pitkän aikaa, mutta ehkä sekä isännöitsijät että hallitusten jäsenet ovat ajatelleet, että kokousten pitäminen kasvotusten on hedelmällisempää.

Pakon edessä kaikilta osapuolilta löytyi joustavuutta ja sopeutumiskykyä. Päätöksiäkin saatiin aikaiseksi, jopa tehokkaammin kuin ennen. Koska asukkaat eivät halunneet vieraita ihmisiä koteihinsa, korjaushankkeita siirtyi tulevaisuuteen. Joitain julkisivusaneerauksia tehtiin, mutta nekin vaativat urakoitsijoilta toimintatapojen muutosta.

– Jos työntekijät joutuivat kulkemaan huoneistojen läpi, asukkaita kehotettiin pysymään sen aikaa poissa, jottei olisi tullut altistumisia puolin tai toisin. Samaa varovaisuusperiaatetta noudattaen toteutettiin välttämättömät huoltokäynnit. Ei-kiireellisten huoltojen lykkäämisestä syntyneitä jonoja puretaan pitkän aikaa.

– Esimerkiksi ilmanvaihtopuhdistuksia on jonossa niin valtava määrä, että kaikkia tuskin ehditään tänä vuonna tekemään, Korhonen kertoo.

Toisissa taloyhtiöissä lisättiin siivousta, toisissa ei. Myös yhteisten saunatilojen käytöstä yhtiöt päättivät itsenäisesti. Isännöitsijätoimisto REIM Helsingin toimitusjohtaja Ari Friman sanoo, että erityisesti niissä yhtiöissä, joissa saunoja ja kerhotiloja suljettiin, pystyttiin panostamaan aulojen, hissien, porraskaiteiden ja ovenkahvojen puhdistukseen tehokkaammilla aineilla. Kokonaiskulut eivät juurikaan kasvaneet. Frimanista on tullut digitaalisten työvälineiden innokas kannattaja.

– Etäkokousten järjestäminen onnistuu lyhyelläkin varoitusajalla, ja hallitustyöskentely on tehokasta. Olen oppinut käyttämään virtuaalisia kokousvälineitä mm. asiakirjojen esittelyssä. Sähköisiä taloushallintomateriaaleja on jalostettu ja avattu hallitusten jäsenille.

– He voivat katsoa itselleen sopivana aikana kirjanpitoajoja lasku laskulta, selata pääkirjoja ja tutustua vuokrareskontraan sekä maksujärjestelyihin.

Kuin kanan lento?

Apulaispäälakimies Kristel Pynnönen Kiinteistöliitosta myöntää, että koronan iskiessä juuri kiireisimpään yhtiökokousaikaan kaikki olivat vähän hukassa. Ensihämmennyksestä toivuttiin kuitenkin nopeasti.

– Ryhdyimme yhdessä Isännöintiliiton kanssa kehittämään etäkokouksiin tarvittavia kutsu- ja lomakemalleja ripeällä aikataululla. Taloyhtiöt tekivät hurjan digiloikan ja ottivat uusia välineitä käyttöön.

Yhtiökokousten suosio kasvoi ja me-henki vahvistui, kun esim. pienten lasten vanhemmat saattoivat osallistua kotoaan käsin. Sitten hy vään vauhtiin päässyt muutos katkesi yhtä äkillisesti kuin oli alkanutkin.

– Yllättävän nopeasti etäosallistumismahdollisuudet unohdettiin, kun kokoontumisrajoituksia höllennettiin kesällä ja alkusyksyllä.

Tämä kostautui loppuvuonna: ilman etäosallistumismahdollisuutta kokoon kutsuttuja yhtiökokouksia jouduttiin perumaan, kun osallistujien maksimimäärä rajattiin 10 henkeen. Pynnönen toivoo, ettei tulevana keväänä tehdä samaa virhettä. Kokouskutsussa varsinkin isoja korjaushankkeita tulisi avata perusteellisesti, jotta osakkaat kykenevät ottamaan niihin kantaa. Tervetullut olisi myös maininta siitä, kenen puoleen he voivat kääntyä jo ennen kokousta, jos kysymyksiä herää.

TEKSTI: Pekka Karppinen

Kirjaudu

Tervetuloa! Kirjaudu sisään tunnuksillasi

Muista kirjautumiseni Unohtuiko salasana?

Lost Password

Kiinteistölehti

Kiinteistölehti