Onko tieto järjestyksessä?

Onko tieto järjestyksessä? Onko tieto oikeaa ja ajantasaista? Lean toimintatavoilla ja työympäristöä organisoimalla voidaan parantaa kiinteistöalan työn tuottavuutta. Yksi käytännön työkalusta on 5S, joka on työpaikkojen organisointiin ja työmenetelmien standardointiin keskittyvä menetelmä. Viisi S-kirjainta tulevat japanin sanoista Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu ja Shitsuke. Tuottavaa ja laadukasta työtä voidaan tehdä vain siistissä työympäristössä. 5S:n avulla systemaattisuus kehittyy ja mahdollistaa työtehtävien standardoimisen.

5S:n tavoite on siisti työympäristö. Tietotyössä, kuten isännöintityössä, se koskee myös tiedollista siisteyttä ja järjestystä. Työympäristön ja tiedostojen siisteys ja järjestys parantaa työskentelymotivaatiota ja auttaa havaitsemaan poikkeamat ja häiriöt nopeasti. 5S ennaltaehkäisee häiriöitä, puutteita ja virheitä, koska asiat ovat oikeilla paikoillaan. 5S:n avulla ergonomia ja työturvallisuus paranee, koska työkalut ja tavarat ovat sopivalla korkeudella oikeassa paikassa. Tuottavuus paranee, koska aikaa ei kulu etsiskelyyn tai ihmettelyyn.

Kokemukseni mukaan isännöintitoimistojen ja työpisteiden siisteys on kohentunut merkittävästi. Paperikasat ja mappiröykkiöt ovat siirtyneet sähköiseen ja digitaaliseen muotoon. Työssä käytetään järjestelmiä asiakkuuksien ja talouden hallintaan ja sähköisiä palvelukanavia asumisen asioiden hoitoon.

Tietoa taloyhtiöistä, huoneistoista, korjauksista, hankkeista, taloudesta, hallinnosta ja organisaation sisäistä materiaalia voi olla kuitenkin useissa eri järjestelmissä ja verkkoasemalla. Suurta määrää pirstaleista tietoa joudutaan jatkuvasti etsimään, tallentamaan ja jakamaan. Tietotekniset taidot voivat vaihdella paljonkin. Nykyaikaisessa isännöintitoimistossa on useiden eri järjestelmien sijaan kokonaisvaltainen kiinteistötiedon hallinnan ja toiminnanohjauksen järjestelmä, jolloin tietoja ja dokumentteja voidaan ylläpitää kootusti yhdessä paikassa.

Tutkimusten mukaan teknostressi on kasvava ongelma suomalaisilla työpaikoilla. Teknostressille yleistä on isännöintityössäkin esiintyvä teknologinen ylikuormitus kuten suuri teknologian määrä ja tietotulva, erilaiset häiriöt ja keskeytykset. Pitkä työkokemuskaan ei välttämättä kehitä ammatin vaatimaa teknologiaosaamista.

Tietotyötä tulee optimoida minimoimalla teknostressi ja turhat keskeytykset. Lisäksi tulee varmistaa tarvittava teknologinen osaaminen. Leanin mukaisesti oikea tieto tulee olla saatavilla oikeaan aikaan ja oikeassa paikassa. Jotta saa ajatuksille virtaa, kaikkea turhaa tekemistä tulee vähentää ja suhtautua muutoksiin joustavasti ja avoimesti.

Tietotyön siisteyttä ja järjestystä Lean 5S -menetelmän avulla

Lajittelu – Seiri

Lajitellaan ja erotetaan olennainen epäolennaisesta. Poistetaan merkityksettömät ja ylimääräiset materiaalit ja asiakirjat. Poistetaan tarpeettomat tavarat ja ylimääräiset laitteet. Sovitaan säilytyspaikka vanhentuneille asiakirjoille.

Järjestäminen – Seiton

Järjestetään kaikelle oma paikka, myös tiedon eri luokille. Järjestetään tarvittaville työvälineille tarkoituksenmukainen paikka. Järjestetään kaapien, hyllyjen ja tiedostojen merkinnät, jotta ne voidaan välittömästi tunnistaa. Arkistoidaan asiakirjat.

Puhdistaminen – Seiso

Puhdistetaan ja ylläpidetään tiedon järjestystä päivittäin, myös sähköpostit. Puhdistetaan ja pidetään pöydät puhtaina. Pidetään välineet ja työkalut puhtaina ja hyvässä kunnossa. Puhdistetaan ja huolletaan koneet ja laitteet.

Standardisointi – Seiketsu

Määritellään säännöt ja mallipohjat, luodaan vakiot ja ylläpidetään niitä. Järjestellään ja siivotaan rutiininomaisesti osana työntekoa. Käytetään ja päivitetään säännöllisesti työympäristössä visuaalista ohjausta ja näyttötauluja. Työpaikalla näytetään menettelyt kolmen ensimmäisen S:n ylläpitämiseksi.

Ylläpidä/sitoudu – Shitsuke

Määritellään arviointivastuut ja periaatteet. Ylläpidetään vakiintuneita käytäntöjä. Ylläpidetään 5S elämäntapana eikä vain rutiinina.

– To be lean, you have to be clean

Meri Visanti
Lean Six Sigma Green Belt
Kiinteistöalan asiantuntija
Meri Consultare

Meri Visanti0 Posts

Kirjoittaja on pääkaupunkiseutulainen isännöitsijä/kiinteistöpäällikkö, joka on innostunut toiminnan kehittämisestä Leanin avulla. Merillä on tuoreina koulutuksina kiinteistöpäällikkö FMA ja sertifioitu Lean Six Sigma Green Belt.

0 kommenttia

Jätä kommentti

Kirjaudu

Tervetuloa! Kirjaudu sisään tunnuksillasi

Muista kirjautumiseni Unohtuiko salasana?

Lost Password

Kiinteistölehti

Kiinteistölehti