Leanimpaa isännöintiä

’’Mitä asiakas haluaa tästä prosessista?’’ pohdittiin aikoinaan Toyotan tehtaalla autoja valmistettaessa. Prosessia tutkitaan aina asiakkaan näkökulmasta. Sekä sisäinen asiakas että lopullinen asiakas määrittävät arvon. Lisäarvoa tuottamattomat toiminnot ja hukkatekijät erotetaan lisäarvoa tuottavista vaiheista. Seuraava periaate on luoda prosessiin hyvä virtaus, flow. Leanin periaatteita voi soveltaa myös palveluprosessiin. Prosessiajattelulla ja Lean kehittämisjärjestelmällä on paljon annettavaa asiantuntijatyöhön, kuten isännöintityöhön.

Leanin perusta on asiakaskeskeisyys. Tavoitteena on tuottaa mahdollisimman paljon lisäarvoa asiakkaalle mahdollisimman vähillä resursseilla. Oikea palvelu/tieto/tuote/materiaali/päätös, oikeaan aikaan, oikeassa paikassa. Leanin keskeiset periaatteet ovat jatkuva kehittäminen ja ihmisten kunnioittaminen. TPS = Toyota Production System parempi käännös onkin TPS = Thinking People System. Keskeisiä periaatteita arvo, hukka ja virtaus voidaan soveltaa hyvinkin erilaisiin toimintaympäristöihin. Pääsin Granlund Isännöinnille kehittämään isännöinnin toimintatapoja ja prosesseja ja voidaan todeta, että Lean todellakin toimii!

Organisaation tärkein tehtävä on tuottaa arvoa asiakkailleen. Asiakkaan näkökulma määrittelee, mikä on arvoa. Jokaisen prosessin tulisi keskittyä tuottamaan arvoa asiakkaalle. Kun ymmärretään arvoketju, päästään kiinni hukkaan. Hukka tarkoittaa aktiviteettia, joka ei tuota arvoa asiakkaalle.

Kokemukseni mukaan isännöintitoimistossa on paljon hukkatekijöitä, tiedonhaun ongelmia, häiriötekijöitä, työn keskeytyksiä ja monisuorittamista. Toistuvia tekemisiä ja hyviä työn malleja ei ole vakioitu tai standardoitu, prosessikuvauksista puhumattakaan. Lisäksi koetaan paljon ylikuormitusta, vaihtelua ja työkuorma ei välttämättä jakaudu tasaisesti. Kun hukkia poistetaan systemaattisesti, työn tuottavuus ja laatu paranevat. Asioita vakioimalla kaikki tekevät saman työn samalla tavalla. Vakioidut, luotettavat prosessit ovat TPS-talon perusta.

Tutkimusten mukaan digitaalisen tiedon määrä kasvaa nykyisin noin 60 prosenttia vuodessa, ja jopa yli puolet työajasta kuluu erilaisten keskeytysten parissa, hyvien ja huonojen. Kannattaa siis kiinnittää huomiota tiedonhakuun, siihen menevään aikaan ja häiriötekijöiden vähentämiseen.

Toyota tunnisti seitsemän lisäarvoa tuottamattoman hukan päätyyppiä (7+1), joita voidaan soveltaa toimistotyöhön. Toimistotyön hukkia voidaan eliminoida standarditoimintatavoilla. Tunnistatko työssäsi tai työpaikallasi hukkatekijöitä tai käytännön esimerkkejä?

  1. Ylituotanto tarkoittaa tuotteiden valmistamista välitöntä tarvetta enemmän. Raportit, joita kukaan ei lue, lisäkopiot, ylimääräiset datan lähteet.
  2. Tarpeettomat varastot lisäävät kustannuksia, pidentävät läpimenoaikoja sekä piilottavat eri ongelmia. Tiedostot ja dokumentit odottamassa käsittelyä tai palvelupyynnöt jonossa.
  3. Odottelu ja viivästykset eivät tuo arvoa asiakkaalle! Työtä, materiaalia, tietoa tai työvälineitä odottavat tai etsivät työntekijät.
  4. Tarpeeton liike työskentelyssä: jos liike ei tuo lisäarvoa tuotteeseen, se on hukkaa. Kansioiden, tiedostojen, osien tai työkalujen etsiminen.
  5. Tarpeeton kuljettaminen ei lisää asiakasarvoa. Dokumenttien haku tai vienti, tiedostojen lataus ja asiakkaan siirtely asiakaspalvelijalta toiselle.
  6. Laatuvirheet hukkaavat materiaaleja ja kapasiteettia ja johtavat asiakastyytymättömyyteen. Virheellinen tieto, tallennusvirhe tai puuttuva tieto.
  7. Ylikäsittely tarkoittaa asiakkaan näkökulmasta merkityksettömien asioiden tekemistä. Tarpeeton tietojen kirjaaminen tai tuplaraportointi.
  8. Käyttämättä jätetty työntekijän luovuus ja osaaminen on hukista suurin! Myös ylikuormittaminen ja epätasaiset työkuormat ovat tätä hukkaa. Työntekijällä on paras tieto työvaiheiden ja menetelmien toiminnasta ja niiden kehittämisestä.

Kaikkien osaamista tarvitaan kehittämiseen ja menestymiseen.

Meri Visanti

Kiinteistötoimiala ja Lean-asiantuntija ja konsultti

Meri Visanti0 Posts

Kirjoittaja on pääkaupunkiseutulainen isännöitsijä/kiinteistöpäällikkö, joka on innostunut toiminnan kehittämisestä Leanin avulla. Merillä on tuoreina koulutuksina kiinteistöpäällikkö FMA ja sertifioitu Lean Six Sigma Green Belt.

Kirjaudu

Tervetuloa! Kirjaudu sisään tunnuksillasi

Muista kirjautumiseni Unohtuiko salasana?

Lost Password

Kiinteistölehti

Kiinteistölehti