Koronapandemia opetti viestimään

Koronaviruspandemia valtasi koko maailman ja sen myötä myös Suomen. Ajauduttiin ennennäkemättömään poikkeustilaan, johon ei kukaan ollut osannut varautua eikä valmiita konsepteja suoranaisesti ollut heti otettavissa käyttöön. Ei juuri mihinkään tilanteeseen eikä elämän alueeseen. Koronan vaikutukset iskivät kaikille aloille – tavalla tai toisella.

Kaikki alkoi yllättäen. Koronaviruksen aiheuttama, pandemiaksi laajentunut tila laajeni nopeasti. Voidaan puhua hyvin laajasta poikkeustilasta. Kiinteistöala sai oman osansa siitä. Samaan aikaan valtakunnan hallitus oli paineidensa keskellä asian äärellä, kun terveysviranomaiset huolehtivat tiedottamisesta ja samalla varautumisesta vieläkin pahempaan. Koronavirus on tutustuttanut kriisiviestintään nekin organisaatiot, jotka ovat kriiseiltä tähän mennessä välttyneet.

Poliitikot, viranomaiset ja tartuntoja kohdanneet organisaatiot ovat olleet tosipaikan edessä ja ainakin toistaiseksi hankalista tilanteista on selvitty suhteellisen hyvin. Ihmiset janosivat tietoa, jonka piti olla koko ajan ajantasaista ja oikeaa sekä sellaista, johon luotetaan. Viestinnän on oltava hallittua, nopeaa sekä oikeaa. Viestinnästä usein sanotaan, että koskaan ei voida saavuttaa 100%:n tyytyväisyyttä sen onnistumisesta, vaikka mitä tekisi – mutta sitä pitää silti aina aktiivisesti tavoitella. Tämä on hyvä ohjenuora.

Nyt kun varovasti voidaan alkaa katsomaan jo aikaa taaksepäin siihen hetkeen, kun kaikki myllerrys alkoi, on hieman perspektiiviä tarkastella kaikkia osapuolia sekä niiden toimintaa. Onnistuttiinko viestinnässä? Maailmanlaajuisesti? Valtakunnallisesti? Paikallisesti siinä ympäristössä, jossa Sinä toimit? Saatiinko kaikkea tarvittavaa tietoa oikea-aikaisesti mitä tarvittiin ja erityisesti saatiinko sitä heiltä, keiltä viestintää odotettiin. Oliko joku taho selkeästi sellainen, joka torkahti ja jolla voi olla kotiläksyjen paikka pohtia viestinnän prosessejaan tulevaisuutta varten?

Vuoden 2020 koronakevät on osoittanut monelle organisaatiolle näytön paikan siinä, mihin he viestinnässään pystyvät ja mitä he pystyvät sillä saavuttamaan, jopa ratkaisemaan. Onnistuneen viestinnän pitää toimia etukenossa ja rakentaa luottamusta. Siihen pitää olla myös työkalut ja keinot olemassa, jotta viesti tavoittaa nopeasti – kriisiaikoina – ilman yhtäkään viivettä kaikki, keitä viestinnän tuleekin tavoittaa. Johdon on näytettävä esimerkkiä viestinnässä ja tunnustettava viestinnän tärkeys kriisi- ja poikkeustilanteissa. Vaikka vallalla olisi täysi epätietoisuus ja kaaos, on silti tärkeää kertoa viipymättä ja avoimesti siitä, että tämä poikkeuksellinen tilanne on havaittu ja toimenpiteitä pohditaan parhaillaan. Taloyhtiöissä viestinnän paine on pääsääntöisesti isännöitsijällä. Hallituksen työtä auttaa paljon, kun isännöitsijä on kriisitilanteessa se aktori, joka ottaa ohjat käsiin ja auttaa yhtiön hallitusta johtamaan kaikessa toiminnassaan – olipa sitten kyse kriisistä tai hallitusta tilanteesta. Osakkaiden ja asukkaiden huoli oli monenlaista kriisin ollessa akuuteimmillaan: voiko pesutuvalla käydä ja uskaltaako siellä pestä pyykkiä, voiko hissiä käyttää, onko saunan käyttäminen turvallista, pitääkö kaikille taloyhtiössä tiedottaa mikäli on saanut itse tartunnan tai vaikka vain epäilee sitä, voiko taloyhtiön ilmastoinnin kautta kaikki sairastua, voidaanko talkoot järjestää ja jos järjestää niin mitä pitää ottaa huomioon, hana vuotaa – voiko huoltomies tartuttaa asukkaalle koronan huoltokäynnillä, voiko rappukäytävästä saada koronan jne. Kaikkiin näihin ja monen tasoisista muistakin kysymyksistä pääsivät tänä keväänä varmasti osalliseksi kaikki isännöinnin ammattilaiset, kuten varmaan myös alan järjestöjen henkilökuntakin.

Yksi julkaistu tiedote ei riitä, kun eletään kriisin aikaa. Pitää olla koko ajan pulssilla missä mennään ja tiedottaa säännöllisesti. On tärkeää jatkaa viestintää koko poikkeustilanteen ajan, esittää perusteluita sekä antaa mahdollisuus keskustelulle ja kysymyksille. Huhuilta ja epätietoisuudelta on katkaistava siivet.

Olisiko nyt aika jo varovaisesti kysyä, että miten meni omasta mielestä? Miten viestintä siellä teidän taloyhtiössänne sujui? Tuliko tietoa riittävästi vai olisiko ollut toivomisen varaa? Millä viestintätavalla viestiä saitte? Vastasiko tiedontarpeen nopeus sitä toivetta, jota olisitte odottaneet? Viestintää on hyvä tarkastella jokaisessa taloyhtiössä ja analysoida, kuinka viestintää toteutetaan erityisesti nyt tulevaisuuden haasteiden varalle ja ihan normaali arkeakin silmällä pitäen. Kaikille on käynyt varmaankin nopean informaation aikana selväksi, että paperitiedotteiden aika alkaa olemaan ohi. Samoin postitse lähetettävien tiedotteiden. Vaikka kaikki-sanaa ei voida edelleenkään aivan 100%:sti käyttää, rohkenen silti väittää että lähestulkoon kaikilla on olemassa puhelin ja sähköposti. Jos puhelin-sana voidaan muuntaa vielä sanaan älypuhelin, ollaan jo todella hyvässä valmiudessa. Tarvitaan myös isännöintitoimistoon hyvä asiakasviestintäjärjestelmä, joka saattaa nämä numerot sekä sähköpostiosoitteet yhteen ja alkaa tapahtumaan jo nykyaikaista viestintää.

Jotta viestinnästä ei syntyisi liian kevyttä kuvaa, se vaatii myös paljon siltä, joka viestii. Olisi nostettava keskusteluun isännöitsijän osaamisvaatimuksissa voimakkaammin myös viestintä ja viestinnän taitaminen. Onpa sitten kyse henkilökohtaisista kohtaamisista asiakkaiden kanssa, mutta entistä tärkeämpään rooliin on noussut myös kirjallisen viestinnän taidot. Pitää olla kyky sanoittaa se osaaminen, jota isännöitsijällä on. Jokaisen isännöitsijän tulee osata viestiä asiakkailleen ajanmukaisesti ja asiantuntevasti vastaanottajansa huomioiden.

Jos organisaatiossa ei ole viestitty juurikaan mitään – sisäisesti tai ulkoisesti – voi syystäkin kohdentaa suurennuslasia johdon ylle. Onnistunut viestintä auttaa ehkäisemään pahinta, rakentaa luottamusta ja auttaa erottamaan faktat valeuutisista, tarpeettomista peloista sekä uhkakuvista.

Viestintää odotetaan nyt kaikkialta. Tällä hetkellä moni odottaa saavansa omaa arkeaan koskevista palveluista ja koronaan varautumisesta yksityiskohtaistakin tietoa suoraan sähköpostiinsa tai vähintäänkin organisaation somesta ja nettisivuilta. Viestintää, josta jokainen voi peilata viestin sanomaa omaan elämäänsä.

Viestintä on todellinen taitolaji. Parhaimmillaan se toimii kohderyhmiä aktivoivana ja sitouttavana vuorovaikutuksen keinona. Tämä ulottuu myös taloyhtiöihin. Viestien tulee olla ajankohtaisia, kohdennettuja, tarkoituksenmukaisia ja kiinnostavia. Jokainen päivä, projekti ja asiakas on erilainen, ja tässä piilevät myös viestinnän huippuhetket ja haasteet. Myös kiinteistöalalla. Ihmiset tuovat siihen oman mausteensa. Viestintä vaatii tekijältään paljon, mutta samalla tuottaa onnistumisen iloa ja tarjoaa jatkuvasti mahdollisuuksia kehittymiseen. Viestintä on iloinen asia. Viestikäämme!

 

Katja Pesonen0 Posts

Katja Pesonen on asuntoihin rakastunut. ❤ Katja Pesosella on n 28 vuoden laaja ja monipuolinen taloyhtiökokemus ja hänellä on oma isännöintipalveluita tarjoava yritys Asunto Maisteri Oy. Katja on ekonomi, toimitusjohtaja ja isännöitsijä. Hänet tunnetaan myös intohimoisena asuntosijoittajana. Katjan missio on kasvattaa oman sekä isännöintiasiakkaittensa kiinteistöomaisuuden arvoa sekä kasvattaa alan toimijoiden tietoisuutta omaisuuden hoidon tärkeydestä kiinteistön elinkaari huomioiden. Katja on intohimoinen kehittäjäsielu ja toimii monissa järjestöissä aktiivisesti ja valtakunnallisesti asumisen asioita edistäen mm. Kiinteistöliiton asunto-osakeyhtiötoimikunnan jäsenenä, Suomen vuokranantajat ry:n hallituksen jäsenenä sekä aluepäällikkönä (Uusimaa, Vantaa) ja Kiinteistöalan hallitusammattilaiset AKHA ry:n hallituksen jäsenenä. Asumisen asiat ovat Katjalle työ, elämäntapa ja harrastus. Kaikki samassa paketissa.

0 kommenttia

Jätä kommentti

Kirjaudu

Tervetuloa! Kirjaudu sisään tunnuksillasi

Muista kirjautumiseni Unohtuiko salasana?

Lost Password

Kiinteistölehti

Kiinteistölehti