Digi- ja etäkokoukset tulivat taloyhtiöihin – uhka vai mahdollisuus?

Koronapandemia yllätti -kaikki ja kaikkialla maailmassa. Arkijärjestys myös Suomessa meni uusiksi. Kevät on taloyhtiöissä kiireisintä kokoustamisen ja yhteisten tapaamisten aikaa. Aivan kuin koko Suomessa ja laajemmin koko maailmassa olisi laitettu kaikki toiminnot yht´äkkiä paussille ja pysäytettyä liike. Näin kävikin. Onneksi eri alan toimijat alkoivat kriisin ja pandemian keskellä kuitenkin hakemaan ratkaisuja, kuinka tästä voidaan päästä eteenpäin. Hallitusti, turvallisesti – mutta myös kokonaan uudella tavalla. Koronapandemian aika kun tulee väistämättä jättämään eri alojen toimintaan myös uusia vallitsevia tapoja. Eikä se ole laisinkaan huono asia. Onni voi löytyä joskus myös jopa onnettomuudesta. Tai ainakin siemen, joka lähtee kasvuun.

Kiinteistöalalla digiloikkaa on toivottu pitkään ja hartaasti. Kiinteistöalan toimijajärjestöt, Kiinteistöliitto ja Isännöintiliitto, laittoivat nopeasti kehittämishattunsa päähän ja lähtivät rakentamaan toimintamalleja. Juridiikka huomioiden vallitsevine lainsäädäntöineen kehitettiin malli, jolla pystyttiin käynnistämään jälleen kokouksien pitäminen hyödyntäen digitaalisia kokoustyökaluja ja neuvottelumalleja myös taloyhtiöissä.

Taloyhtiön hallitus on ollut niin korona-ajan viestinnän työmenetelmien valinnassa kuin tulevinakin aikoina keskeisessä roolissa siinä, kuinka yhtiössä toivotaan viestittävän. Taloyhtiön hallitus päättää työmenetelmien käytöstä ja yhdessä isännöitsijän kanssa halutulla tavalla toteutetaan asioita yhdessä.

Mitä monipuolisemmin yhtiö käyttää hyödykseen nykyaikaisia työvälineitä, sen miellyttävämmäksi ja helpommaksi esimerkiksi hallitustyöskentelyyn osallistuminen tulee. Tärkeintä on aina kuitenkin se, että yhtiön hallitus on päätöksentekokykyinen ja hallituksella on kyky ja mahdollisuus tehdä päätöksiä kulloinkin sillä nopeudella, kun on tarpeen. Etä- ja digikokouksen voi kutsua koolle nopeallakin aikataululla ilman, että siirtymiseen kokouspaikalle tarvitsee käyttää aikaa ja etsiä yhteistä aikaa kalentereista loputtoman pitkän aikaa. Monta kertaa tiivis ja tehokas Teams-palaveri (tai vastaavalla muulla etätyökalulla järjestetty kokous) ajaa yhtiön etua monin verran paremmin, kun päätöksiä voidaan tehdä joustavasti ja keskustellen. On myös yhtiön etu, että päätökset syntyvät joustavalla aikataululla ja arki sujuu yhtiössä sen myötä.

Kulunut kevät 2020 toi moniin yhtiöihin uutena digi- ja etäkokoukset niin urakkapalavereihin, uudiskohteiden vuosikorjaus ym. kokouksiin, hallituksen kokouksiin kuin yhtiökokouksiinkin. Osalle digi- ja etäkokoustaminen oli jo ennalta työelämästä muutoinkin tuttua ja osalle toimintatapa tuli kokonaan uutena. Leimallista silti kaikkien yhdistävänä tekijänä oli, että digiloikan saapuminen taloyhtiön toimintaan koettiin lähes poikkeuksetta positiivisena asiana.

Etäkokoustaminen on yleistynyt viime vuosina merkittävästi – mikä on tietenkin pelkästään hyvä asia, sillä etäkokoustaminen on myös merkittävä ilmastoteko. Etenkin, jos kokouksen osallistujat joutuisivat muuten matkaamaan pitkiä matkoja kokouspaikalle – monet oman työpäivänsä jälkeen. Lisäksi etäkokoustamisesta syntyy tietysti myös selviä säästöjä, kun ei varata tiloja ja tarjoiluja yhtiökokouksiin.

Vaikka etäkokoukset säästävät matkustamisesta aiheutuvissa päästöissä, on ihmisten välisen vuorovaikutuksen ja tiimihengen ylläpitämiseksi tärkeää tavata välillä myös kasvokkain. Jotkut asiat ovat myös sujuvammin sovittavissa kasvotusten ja lisäksi tapaaminen mahdollistaa eri tavalla osallistavuuden lisäämisen kokouksiin esimerkiksi pienryhmätyöskentelyn muodossa. Liikaa ei siis voi korostaa sitä, että hallituksen tulee olla keskinäiseltä dynamiikaltaan sellainen, että se on päätöksentekokykyinen aina ja kaikissa olosuhteissa. Etäkokouksiin siirtyminen on siis paljon helpompaa, jos osapuolet tuntevat toinen toisensa. Ellei taloyhtiönne vielä ole kokeillut etäkokousta – kokeilkaa. Tulette yllättymään positiivisesti! Edistyksellisen toimijan diplomin ansaitsisivat kaikki ne yhtiöt, jotka viimeistään nyt kevään aikana koronapandemian poikkeusoloissa jatkoivat toimintaansa etä- ja digikokousmallilla myös yhtiökokouksissaan ja käyttivät ehkä myös digitaalista allekirjoitusta pöytäkirjoissaan. Tällaiset yhtiöt ovat aidosti 2020-luvulla eikä jääneet vanhoihin toimintatapoihin. Digi- ja etäkokoukset ovat siis minun mielestäni ehdottomasti mahdollisuus. Kuinka Sinun taloyhtiössäsi toimitaan?

Katja Pesonen0 Posts

Katja Pesonen on asuntoihin rakastunut. ❤ Katja Pesosella on n 28 vuoden laaja ja monipuolinen taloyhtiökokemus ja hänellä on oma isännöintipalveluita tarjoava yritys Asunto Maisteri Oy. Katja on ekonomi, toimitusjohtaja ja isännöitsijä. Hänet tunnetaan myös intohimoisena asuntosijoittajana. Katjan missio on kasvattaa oman sekä isännöintiasiakkaittensa kiinteistöomaisuuden arvoa sekä kasvattaa alan toimijoiden tietoisuutta omaisuuden hoidon tärkeydestä kiinteistön elinkaari huomioiden. Katja on intohimoinen kehittäjäsielu ja toimii monissa järjestöissä aktiivisesti ja valtakunnallisesti asumisen asioita edistäen mm. Kiinteistöliiton asunto-osakeyhtiötoimikunnan jäsenenä, Suomen vuokranantajat ry:n hallituksen jäsenenä sekä aluepäällikkönä (Uusimaa, Vantaa) ja Kiinteistöalan hallitusammattilaiset AKHA ry:n hallituksen jäsenenä. Asumisen asiat ovat Katjalle työ, elämäntapa ja harrastus. Kaikki samassa paketissa.

0 kommenttia

Jätä kommentti

Kirjaudu

Tervetuloa! Kirjaudu sisään tunnuksillasi

Muista kirjautumiseni Unohtuiko salasana?

Lost Password

Kiinteistölehti

Kiinteistölehti